KOMUNIKASI BISNIS DAN STRATEGI ORGANISASI

BAB IV

KOMUNIKASI BISNIS DAN STRATEGI ORGANISASI

Anda akan dapat mencaapai hasil yang terbaik jika Anda menaruh keyakinan dan

kepedulian tinggi terhadap pelanggan Anda! Mereka tidak peduli apa yang

Anda katakan, tetapi menginginkan Anda peduli pada mereka.

Brian Billdt: Advisor Life Fitness Indonesia

Kerja keras dan lakukan yang terbaik apa pun yang dapaat Anda lakukan. Jangan terperangkap

ke dalam politik perusahaan. Perlakukan semua orang layaknya Anda ingin diperlakukan.

Robert B. Catell: CEO KeySpan Corporation

Pembahasan Materi

Dalam bab ini Anda akan mempelajari tentang komunikasi internal, komunikasi eksternal, komunikasi verbal, komunikasi non verbal: klasifikasi pesan nonverbal, fungsi pesan nonverbal. Negosiasi dan lobi, komunikasi tertulis, komunikasi visual, komunikasi audio visual, strategi dan perubahan organisasi, menyosialisasikan perubahan budaya organisasi, alur strategi organisasi dan komunikasi, mengembangkan komunikasi yang efektif: mengidentifikasi audiens sasaran, menentukan tujuan, merancang komunikasi, memlih saluran, dan menetapkan anggaran.

Komunikasi Internal

Komunikasi dalam suatu organisasi dikenal dengan istilah komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara individual antar pribadi.

Komunikasi internal juga bisa disebut sebagai komunikasi organisasi, karena kegiatan ini dikhususkan pada interaksi internal oraganisasi, komunikasi organisasi didasarkan pada desain organisasi yaitu rancangan organisasi yang meliputi proses keorganisasian yang memperdayakan sumber daya yang dimiliki untuk mengatasi masalah-masalah internal maupun eksternal. Desain organisasi merupakan bentuk dari proses kerja sama organisasi yang menyangkut alur kerja, pengambilan keputusan secara struktural yang dianut dalam kerangka organisasi.

Organisasi adalah wadah dari sekelompok orang yang berinteraksi untuk mencapai rasionalitas yang telah ditentukan. Organisasi adalah unit sosial, sebagai unit sosial organisasi terdiri dari orang-orang yang memiliki latar belakang sosial, ekonomi, budaya, dan motivasi yang berbeda. Latar belakang yang berbeda mempengaruhi perilaku individual, dan perilaku individual akan mempengaruhi kinerja organisasi. Implikasinya, setiap organisasi perlu menciptakan nilai-nilai yang dianut bersama guna menyeragamkan pemikiran dan tindakan untuk mengubah perilaku individual ke perilaku organisasional sesuai dengan tujuan-tujuan organisasi. Komunikasi organisasi atau ada yang menyebut sebagai komunikasi internal merupakan inti dari manajemen yang tugasnya pada pembuatan dan pengambilan keputusan serta pertukaran-pertukaran pesan. Sebagai sebuah proses dalam pembuatan dan pertukaran pesan-pesan dalam sebuah jaringan hubungan-hubungan interpendensi untuk menangani dinamika lingkungan.

Komunikasi Eksternal

Kinerja sebuah organisasi tidak bisa lepas dari saling ketergantungan antara satu unsur dengan unsur lainnya baik dalam organisasi maupun di luar organisasi. Pola komunikasi internal merupakan landasan bagaimana organisasi dalam berkomunikasi dengan lingkungan eksternalnya. Ditinjau dari aspek pemasaran komunikasi eksternal dikenal dengan komunikasi pemasaran terpadu (integrated marketing komunication) yang kegiatannya meliputi periklanan promosi penjualan penjualan pribadi, dan hubungan masyarakat (public relations) dan pemasaran langsung. Pada masa lalu, perusahaan mengutamakan kegiatan pemasaran masal, yaitu menjual produk standar kepada pelanggan masal. Pada masa tersebut perusahaan mengembangkan teknik periklanan dengan memilih media yang mempunyai akses luas. Namun ketika memasuki abad ke-21 di mana terjadi perubahan di semua aspek kehidupan, teknik pemasaran masal menjadi tidak relevan lagi. Dalam konteks dengan perubahan tersebut, komunikasi pemasaran terpadu (integrated marketing communication-IMC) menyediakan kerangka pikir dan kerja yang dapat digunakan untuk mengembangkan kebijakan pemasaran dalam rangka usaha umtuk menjangkau segmen secara khusus dengan melakukan penetrasi dalam komunikasi.

Komunikasi pemasaran terpadu terdiri dari kegiatan periklanan, promosi penjualan, penjualan pribadi atau personal, publisitas atau public relation, dan pemasaran langsung. Penggunaan kelima kegiatan komunikasi pemasaran terpadu tergantung dari karakteristik dan pasar sasaran sebuah produk. Untuk produk masal bisa digunakan kelima kegiatan, dan pada produk spesial bisa dipilih yang paling memungkinkan. Komunikasi eksternal lebih rumit dan dinamis karena masing-masing pihak pemangku kepentingan memiliki karakteristik yang berbeda, merupakan tantangan dan sekaligus peluang. Tantangan yang dihadapi dalam komunikasi eksternal adalah bagaimana perusaaan dan jajarannya sebagai komunikator mengkreasi pola komunikasi yang sederhana, bermakna dan mudah untuk dipahami oleh komunikan. Pesan bagaimanapun merupakan informasi yang diperlukan oleh berbagai piak yang berkepentingan. Oleh karenanya pesan baik berupa kata-kata, kalimat, gambar, dan atau simbol harus mudah untuk dipahami dan sesuai dengan target audiens atau pasar sasaran.

Komunikasi eksternal dipahami sebagai komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pemangku kepentingan yang berada di luar organisasi seperti: pelanggan, pemasok, distributor, asosiasi-asosiasi, pemerintah sebagai pemegang regulator, serta masyarakat luas dalam proses produksi. Tujuan utama komunikasi dengan pihak eksternal adalah menciptakan kesadaran tentang keberadaan organisasi, citra organisasi, dan membangun hubungan yang saling menguntungkan.

Komunikasi Verbal

Komunikasi bisnis bisa dilakukan dalam dua bentuk verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal dikenal dengan komunikasi lisan dan tertulis, proses penyampaian dan penerimaan informasi dengan menggunakan kata-kata atau ucapan-ucapan secara langsung atau tatap muka. Bentuk-bentuk komunikasi lisan dalam kegiatan bisnis: wawancara, rapat, konsultasi, pelatihan negosiasi, lobi, surat menyurat. Komunikasi lisan atau komunikasi verbal lebih dari sekedar pengucapan kata-kata. Apa yang kita katakan sepenting dengan bagaimana kita mengatakannya.

Simbol atau pesan verbal adalah semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Bahasa dapat juga dianggap sebagai sistem kode verbal (Deddy Mulyana, 2005). Bahasa dapat didefinisikan sebagai seperangkat symbol, dengan aturan untuk mengkombinasikan simbol-simbol tersebut, yang digunakan dan dipahami suatu komunitas. Jalaluddin Rakhmat (1994) mendefinisikan bahasa secara fungsional dan formal. Secara fungsional, bahasa diartikan sebagai alat yang dimiliki bersama untuk mengungkapkan gagasan. Ia menekankan dimiliki bersama, karena bahasa hanya dapat dipahami bila ada kesepakatan di antara anggota-anggota kelompok sosial untuk menggunakannya.

Secara formal, bahasa diartikan sebagai semua kalimat yang terbayangkan, yang dapat dibuat menurut peraturan tatabahasa. Setiap bahasa mempunyai peraturan bagaimana kata-kata harus disusun dan dirangkaikan supaya member arti. Kalimat dalam bahasa Indonesia yang berbunyi: Di mana saya dapat menukar uang? Akan disusun dengan tatabahasa bahasa-bahasa yang lain sebagai berikut:

Inggris: Di mana dapat saya menukar beberapa uang? Where can I change some money?
Perancis: Di mana dapat saya menukar dari itu uang? Ou puis-je change de l’argent?
Jerman: Di mana dapat saya sesuatu uang menukar? Wo kann ich etwas Geld wechseln?
Spanyol: Di mana dapat menukar uang? Donde puedo cambiar dinero?

Menurut Achmad Nashruddin (2011), bahasa mempunyai tiga fungsi: penamaan, interaksi, dan transmisi informasi. Secara lengkap dijelaskan sebagai berikut:

Penamaan atau penjulukan merujuk pada usaha mengidentifikasikan objek, tindakan, atau orang dengan menyebut namanya sehingga dapat dirujuk dalam komunikasi.
Fungsi interaksi menekankan berbagai gagasan dan emosi, yang dapat mengundang simpati dan pengertian atau kemarahan dan kebingungan.
Melalui bahasa, informasi dapat disampaikan kepada orang lain. Inilah yang disebut fungsi transmisi dari bahasa. Keistimewaan bahasa sebagai fungsi transmisi informasi yang lintas waktu, dengan menghubungkan masa lalu, masa kini, dan masa depan, memungkinkan kesinambungan budaya dan tradisi kita.

Dalam komunikasi tatap muka, para ahli sepakat bahwa pesan lewat kata-kata hanya 20%, sedangkan 45% disampaikan oleh kualitas suara nada. Sisanya, pesan ditularkan melalui bahasa tubuh atau komunikasi nonverbal. Komunikasi verbal atau lisan memungkinkan terjadinya interaksi atau timbal balik yang bisa secara langsung menghasilkan sesuatu yang dikehendaki untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Salah seorang manajer cabang sebuah perusahaan asing ketika memberikan kuliah umum pada program studi ilmu administrasi bisnis tahun 2009 menjelaskan bahwa kegiatan manajer puncak dan menengah sekitar 75% dari waktu kerja setiap harinya digunakan untuk berkomunikasi langsung dengan pihak lain baik dengan karyawan internal maupun pihak di luar perusahaan. Waktu tersebut banyak dihabiskan untuk rapat, telepon, atau berkomunikasi secara informal dengan para pekerja yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan 25% nya dilakukan untuk berkomunikasi di meja dalam membaca atau menulis surat-surat atau laporan.

Seorang mahasiswa bertanya, apakah komunikasi lisan lebih efektif dari komunikasi lainnya seperti komunikasi tertulis? Sang manajer cabang menjawab, tergantung dari tujuannya, yang jelas bahwa komunikasi lisan dalam kegiatan bisnis memungkinkan terjadinya interaksi langsung yang perlu diperhatikan dalam komunikasi lisan adalah keahlian dalam mendengarkan, memahami dan mengapresiasi pesan yang disampaikan pihak pengirim, dan mahir dalam berbicara secara sistematis. Poerwanto & Zakaria (2014) menulis, sukses tidaknya komunikasi lisan bergantung dari bagaimana mengorganisasikan pesan yang akan dipresentasikan, dan kemampuan sumber daya insan yang akan menjadi pelaku. Komunikasi lisan mengharuskan keterampilan berkomunikasi secara menyeluruh dari mulai rencana, menyiapkan materi, bertutur, mendengarkan menganalisis, dan mengapresiasi pesan yang direaksi oleh penerima. Berikut adalah beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam komunikasi verbal:

Berpikir sebelum berbicara. Pengorganisasian pikiran sebelum berbicara dapat mengurangi jeda canggung.
Gunakan bahasa langsung dan ringkas. Hindari menggunakan kata-kata tingkat tinggi agar terdengar intelek karena bisa menjadi bumerang, kecuali Anda yakin dengan penggunaan dan pengucapannya.
Variasikan nada vokal. Tunjukkan minat pada apa yang Anda katakan sehingga orang lain akan memperhatikan Anda. Hindari tatapan kosong yang berasal dari rasa bosan.
Ucapkan kata-kata dengan benar dan lengkap. Ucapkan kata-kata yang sulit secara perlahan untuk meminimalkan salah pengucapan.

Ketika kita berkomunikasi, kita menerjemahkan gagasan kita ke dalam bentuk lambing (verbal atau non verbal). Proses ini biasa disebut penyandian (encoding). Bahasa adalah alat penyandian, tetapi alat yang tidak begitu baik. Untuk itu diperlukan kecermatan dalam berbicara, bagaimana mencocokkan kata dengan keadaan sebenarnya, bagaimana menghilangkan kebiasaan berbahasa yang menyebabkan kerancuan dan kesalahpahaman.

Komunikasi Nonverbal

Bahasa tubuh adalah topik yang menarik perhatian peneliti selama bertahun-tahun. Siapa yang belum pernah menonton orang? Ketika orang tidak menyadari bahwa orang lain menonton mereka, mereka lebih santai dan terbuka. Perhatikan sekitar Anda, amati cara duduk atau berdiri, bagaimana mereka menggunakan tangan mereka, dan ekspresi di wajah mereka. Setiap aspek bahasa tubuh individu adalah petunjuk terhadap apa yang orang pikirkan atau rasakan, dan mungkin bertolak belakang dengan apa yang dikatakan. Meskipun ada banyak interpretasi dari bahasa tubuh, beberapa makna secara luas dan universal berikut bisa Anda jadikan pertimbangan: (1) Tangan disilang di dada: berpikiran tertutup dan tidak berminat. (2) Dagu bertumpu pada tangan: bosan, lelah, atau tidak tertarik. (3) Memainkan jari di meja: tidak sabar dan bosan. (4) Mengerutkan kening: berpikir dan cemas. (5) Bersandar di kursi: nyaman, santai, atau menenangkan diri. (6) Menggelengkan kepala: tidak percaya dan tidak dapat mengandalkan. (7) Memutar mata: meragukan sesuatu dan menyindir.

Komunikasi nonverbal adalah proses penyampaian pesan dengan tidak menggunakan kata-kata. Dengan kata lain komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Komunikasi nonverbal disampaikan lewat gerakan tubuh atau biasa disebut dengan bahasa tubuh, raut wajah, jarak fisik antara pengirim dan penerima. Komunikasi nonverbal merupakan bagian penting dari perilaku manusia dalam berinteraksi karena menyangkut sistem pesan yang menyatakan sikap, perasaan dan emosi. Komunikasi nonverbal berkaitan dengan budaya dan perilaku kelompok masyarakat. Pesan nonverbal dengan simbol yang sama bisa memiliki arti yang berbeda.

Samovar dan Porter (2010) mendefinisikan komunikasi nonverbal dengan pendekatan budaya sebagai semua stimulasi nonverbal dalam sebuah situasi komunikasi yang dihasilkan baik oleh sumbernya maupun penggunanya dalam lingkungan dan yang memiliki nilai pesan yang potensial untuk menjadi sumber atau penerima. Definisi tersebut tidak mudah untuk dipahami tetapi cukup menyiratkan bahwa pesan yang disampaikan secara nonverbal bisa memiliki arti lain bagi penerima atau orang lain. Istilah nonverbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara teoritis komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal dapat dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi ini saling jalin menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-hari.

Komunikasi nonverbal dipengaruhi oleh sejumlah faktor seperti latar belakang budaya, sosial, ekonomi, usia, pendidikan, pekerja, kepribadian baik pengirim maupun penerima. Jelasnya, bahwa intepretasi dari komunikasi nonverbal harus dinilai dan dievaluasi sebelum memaknainya. Pesan-pesan tertentu dapat dikirim dengan cara yang berbeda ole faktor-faktor yang berbeda pula. Komunikasi nonverbal bisa juga menyertai komunikasi verbal. Richmond (1991) mengemukakan klasifikasi komunikasi nonverbal ke dalam dua kategori komprehensif: yang dihasilkan oleh tubuh seperti penampilan, gerakan ekspresi, wajah, kontak mata, sentuhan dan prabahasa atau penggunaan suara, serta hal-hal yang berkaitan dengan ruang seperti tempat, waktu, dan sikap. Pesan yang dihasilkan dari setiap kategori tidak berdiri sendiri, namun datang bersamaan dengan pesan dari kategori lain seperti pesan verbal, konteks, dan manusia sebagai pihak penerima pesan.

Penampilan merupakan proses tindakan yang mengacu pada tampilan fisik. Penampilam fisik biasa disertai dengan pakaian yang merupakan bagian penting untuk membangun kesan atau citra. Pakaian dapat menampilkan, mengomunikasikan seseorang baik secara pribadi maupun sebagai wakil organisasi. Dalam setiap kegiatan bisnis, baik sehari hari ataupun acara tertentu selalu berkaitan dengan dress code. Dress code menurut Yulia Sapthiana (Kompas, 8 Januari 2012) dalam kamus bahasa Inggris oxford, diartikan sebagai peraturan yang menyebutkan dengan spesifikasi tata cara berpakaian yang disarankan untuk pergi ke sekolah, kantor, restoran, dan lain-lain. Definisi lain seperti terdapat dalam kamus mode Indonesia, adalah aturan busana baik tertulis maupun lisan yang diterapkan di tempat-tempat tertentu atau dalam kesempatan atau peristiwa tertentu, seperti pesta dan peringatan.

Dress code menciptakan suasana komunikasi yang diperlukan. Pakaian juga merupakan media untuk mengingatkan orang untuk mengetahui posisi seseorang, karena di berbagai institusi memberlakukakan pakaian yang berbeda antara pakaian unsur pimpinan dengan karyawan bagian lainnya. Pakaian sangat berhubungan dengan tata ruang. Adler dan Rodman (2003) menyatakan bahwa pakaian menampilkan status ekonomi, pendidikan, status sosial, standar moral, kemampuan atletik dan/atau ketertarikan, sistem kepercayaan (politik, filosofi agama), dan tingkat kepuasan. Pada berbagai organisasi pakaian, tata ruang dan jarak merupakan salah satu bentuk komunikasi. Tata ruang mengatur interaksi antara komunikator dan komunikan.

Klasifikasi Pesan Nonverbal

Jalaludin Rakhmat (1994) mengelompokkan pesan-pesan nonverbal sebagai berikut: Pertama, pesan kinesik. Pesan nonverbal yang menggunakan gerakan tubuh yang berarti, terdiri dari tiga komponen utama: pesan fasial, pesan gestural, dan pesan postural.

Pesan fasial menggunakan air muka untuk menyampaikan makna tertentu. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa wajah dapat menyampaikan paling sedikit sepuluh kelompok makna: kebahagiaan, rasa terkejut, ketakutan, kemarahan, kesedihan, kemuakan, pengecaman, minat, ketakjuban, dan tekad. Achmad Nashruddin (2011) menyimpulkan penelitian-penelitian tentang wajah sebagai berikut:

Wajah mengkomunikasikan penilaian dengan ekspresi senang dan tak senang, yang menunjukkan apakah komunikator memandang objek penelitiannya baik atau buruk.
Wajah mengkomunikasikan berminat atau tak berminat pada orang lain atau lingkungan.
Wajah mengkomunikasikan intensitas keterlibatan dalam situasi.
Wajah mengkomunikasikan tingkat pengendalian individu terhadap pernyataan sendiri dan wajah berangkali mengkomunikasikan adanya atau kurang pengertian.

Pesan gestural menunjukkan gerakan sebagian anggota badan seperti mata dan tangan untuk mengkomunikasikan berbagai makna. Pesan postural berkenaan dengan keseluruhan anggota badan, makna yang dapat disampaikan adalah:

Immediacy yaitu ungkapan kesukaan dan ketidaksukaan terhadap individu yang lain. Postur yang condong kea rah yang diajak bicara menunjukkan kesukaan dan penilaian positif.
Power mengungkapkan status yang tinggi pada diri komunikator. Anda dapat membayangkan postur orang yang tinggi hati di depan Anda, dan postur orang yang merendah.
Responsiveness, individu dapat bereaksi secara emosional pada lingkungan secara positif dan negatif. Bila postur Anda tidak berubah, Anda mengungkapkan sikap yang tidak responsif.

Kedua, pesan proksemik. Pesan proksemik disampaikan melalui pengaturan jarak dan ruang. Umumnya dengan mengatur jarak kita mengungkapkan keakraban kita dengan orang lain. Ketiga, pesan artifaktual. Pesan artifaktual diungkapkan melalui penampilan tubuh, pakaian, dan kosmetik. Walaupun bentuk tubuh relatif menetap, orang sering berperilaku dalam hubungan dengan orang lain sesuai dengan persepsinya tentang tubuhnya. Erat kaitannya dengan tubuh adalaah upaya kita membentuk citra tubuh dengan pakaian dan kosmetik. Keempat, pesan paralinguistik. Pesan paralinguistik adalah pesan nonverbal yang berhubungan dengan cara mengucapkan pesan verbal. Satu pesan verbal yang sama dapat menyampaikan arti yang berbeda bila diucapkan secara berbeda.

Fungsi Pesan Nonverbal

Achmad Nashruddin (2011) menyebut lima fungsi pesan nonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal sebagai berikut:

Repetisi, yaitu mengulang kembali gagasan yang sudah disajikan secara verbal. Misalnya setelah mengatakan penolakan saya, saya menggelengkan kepala.
Substitusi, yaitu menggantikan lambing-lambang verbal. Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkan persetujuan dengan mengangguk-anggukkan kepala.
Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. Misalnya Anda memuji prestasi teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata: hebat, kau memang hebat.
Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. Misalnya air muka Anda menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak terungkap dengan kata-kata.
Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahinya. Misalnya Anda mengungkapkan betapa jengkelnya Anda dengan memukul meja.

Jadi dapaat disimpulkan bahwa perbedaan komunikasi verbal dengan komunikasi non verbal adalah: 1. Komunikasi verbal bersaluran tunggal non verbal multisaluran. 2. Pesan verbal terpisah-pisah, pesan non verbal berkesinambungan. 3. Komunikasi non verbal lebih banyak mengandung muatan emosional dibanding komunikasi verbal. Sedangkan pentingnya pesan non verbal adalah sebagai berikut:

Sangat menentukan makna dalam komunikasi interpersonal.
Perasaan dan emosi lebih cermat disampaikan melalui pesan non verbal.
Pesan non verbal menyampaikan makna dan maksud, relatif lebih bebas dari penipuan, distorsi, dan kerancuan.
Mempunyai fungsi metakomunikatif yang sangat diperlukan untuk mencapai komunikasi yang berkualitas tinggi.
Merupakan cara komunikasi yang lebih efisien dan merupakan sarana sugesti yang paling cepat.
- Negosiasi (Negotiation)

Tanpa kita sadari, kita bernegosiasi setiap saat dan dimana saja kita berada. Ketika atasan meminta Anda menyelesaikan suatu proyek pda waktu tertentu, tekadang Anda meminta waktu lebih. Anda pun akan memberikan segudang alasan kenapa Anda layak untuk diberikan waktu yang lebih panjang untuk menyelesaikan proyek tersebut. Dalam hal ini, Anda telah melakukan negosiasi dengan atasan Anda. Untuk sukses dalam melakukan proses negosiasi, Anda memerlukan keahlian – negotiation skill. Tidak peduli seberapa besar hal yang dinegosiasikan, Anda harus mempersiapkan diri sebaik mungkin. Tingkat kesuksesan negosiasi yang Anda lakukan sangatlah bergantung pada seberapa baik proses persiapan yang kita lakukan. Billy Boen (2009) memberikan saran yang berharga sebelum memulai proses negosiasi:

Ketahuilah apa yang ingin Anda capai dalam negosiasi. Be an optimist realist. Set target yang menguntungkan Anda, tetapi masih masuk akal. Dengan begitu Anda tidak akan terlihat egois atau ingin menang sendiri. Ingat, situasi win-win merupakan hasil paling positif dari suatu proses degosiasi.
Cari tahu siapa yang akan Anda hadapi dan apa yang dia inginkan. Inilah yang sering kita sebut dengan background check. Hal ini penting. Tanpa mengetahui latar belakang orang tersebut, sama saja Anda pergi ke medan perang tanpa mengetahui siapa yang akan menjadi lawan Anda.
Persiapkan data selengkap-lengkapnya yang bisa Anda dapatkan. Sebisa mungkin dapatkan fakta dan angka yang dapat membantu argumentasi Anda. Ini jelas jauh lebih berarti daripada argumen kosong yang tidak disertai data akurat.
Cobalah untuk mengatur tempat untuk bernegosiasi di kantor Anda. Kenapa? Dengan melakukan hal ini, Anda akan diuntungkan. Anda akan lebih merasa nyaman karena Anda berada di lingkungan Anda sendiri. Dengan begitu, Anda akan merasa lebih santai sehingga dapat lebih fokus ke proses negosiasi itu sendiri.

Negosiasi merupakan salah satu berntuk dari komunikasi lisan yang sering digunakan dalam bisnis. Dalam kegiatan bisnis negosiasi sering disepadankan dengan lobi. Negosiasi telah didefinisikan oleh banyak kalangan dan tiap pengertian memiliki perbedaan, karena pendekatan yang berbeda. Casse (1997) mendefinisikan negosiasi sebagai proses di mana paling sedikit terdapat dua pihak dengan persepsi, kebutuhan dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.

Dalam konteks bisnis negosiasi dipahami sebagai proses komunikasi antara dua pihak atau lebih yang dilakukan dengan tujuan untuk mencapai kesepakatan yang memungkinkan kepuasan bagi pihak-pihak yang bernegosiasi terhadap suatu masalah dalam proses bisnis. Negosiasi dalam kegiatan bisnis adalah kegiatan komunikasi yang dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Negosiasi dalam bisnis digunakan pada proses perundingan, tawar-menawar, pertukaran atau perjanjian. Negosiasi harus dilandasi kepentingan bersama. Fungsi pokok negosiasi adalah mengatasi atau memecahkan masalah, perbedaan kepentingan, dan/atau kebutuhan melalui komunikasi dan menghasilkan kesepakatan. Untuk menciptakan kesepakatan yang bisa diterima diperlukan strategi, atau ada yang menyebut bentuk atau jenis negosiasi. Secara umum strategi negosiasi bergantung dari orientasi negosiasi. Orientasi negosiasi yang biasa dikenal dalam bisnis diantaranya adalah:

Negosiasi yang berorentiasi kalah-menang atau win-lose atau ada yang menyebut sebagai strategi persaingan, yaitu bentuk negosiasi dengan asumsi hanya salah satu pihak yang akan memperoleh keuntungan dari kepentingan yang dinegosiasikan. Strategi yang digunakan adalah compatible strategi.
Negosiasi yang berorentasi menang-menang atau win-win solution, yaitu bentuk nogosiasi dengan asumsi bahwa semua pihak yang bernegosiasi memperoleh keuntungan-mengedepankan kompromi. Strategi yang digunakan adalah strategi kooperatif atau cooperative strategy.
Negosiasi yang berorentasi kompromi, yaitu pengambilan suatu pilihan yang dilandasi oleh pertimbangan daripada berada dalam posisi kalah-menang atau kalah-kalah, maka jalan tengah yang dipilih kompromi. Strategi yang digunakan adalah strategi analitis yang berbasis pada rasionalitas dan objektivitas atau analytical strategy.

Masing-masing orientasi negosiasi memunculkan kensekuensi untuk membangun strategi negosiasi. Strategi yang dipilih harus diselaraskan dengan tujuan, sasaran dan kemampuan organisasi yang bersangkutan dalam masalah yang dinegosiasikan.

Lobi

Lobi adalah salah satu bentuk dari komunikasi lisan. Lobi yang dimaksud dalam konteks bisnis adalah pendekatan yang bertujuan mempengaruhi guna memperoleh dukungan dalam pengambilan keputusan terhadap suatu transaksi. Berbeda dengan negosiasi yang tujuan pokoknya untuk membangun kesepakatan, lobi cenderung mengedepankan untuk mempengaruhi pihak lain agar mendukung keputusan yang diinginkan pelobi.

Lobi sebagai bentuk komunikasi bisnis idealnya dilakukan dengan landasan etika, dan mengedepankan kepentingan yang lebih luas dan jangka panjang, dari pada kepentingan sempit atau kelompoknya serta jangka pendek. Bisnis yang mengedepankan kepentingan untuk memperoleh dan memberikan keuntungan secara seimbang lebih sulit dilakukan, tetapi jika mampu dilakukan dengan pertimbangan keuntungan yang seimbang akan lebih menguntungkan dalam jangka panjang. Melakukan lobi sebaiknya melalui persuasi daripada paksaan atau kecurangan seperti pemberian suap. Lobi harus dilakukan dengan didasarkan pada etika dan yang dapat memberikan keuntungan seimbang bagi pemangku kepentingan.

Lobi dan negosiasi merupakan bentuk komunikasi bisnis yang memiliki penekanan dan tujuan yang berbeda. Penekanan komunikasi melalui lobi adalah untuk mempengaruhi, sedangkan negosiasi cenderung lebih mengutamakan kesepakatan yang saling menguntungkan. Idealnya baik lobi maupun negosiasi tetap mengedepankan kepentingan bersama dalam konteks bisnis yaitu untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat secara seimbang dan berkelanjutan.

Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis digunakan jika pesan yang akan disampaikan diperlukan pemahaman yang tidak harus mendapat umpan balik secara langsung. Boone dan Kurtz (2000) menjelaskan bahwa komunikasi tertulis dalam bisnis yang efektif merefleksikan pendengar, saluran pesan, dan derajat formalitas yang tepat. Komunikasi tertulis merupakan dokumen bisnis formal, seperti laporan yang kompleks, oleh karenanya manajer harus merancang susunan dokumen secara sistematis. Komunikasi tertulis memiliki beberapa kelebihan:

Pesan yang disampaikan bisa lebih rinci dapat bisa diuraikan secara spesifik.
Pesan yang disampaikan bisa dievaluasi lebi dahulu dengan tujuan untuk meminimalkan kekeliruan.
Pesan bisa didesiminasikan secara luas.
Pesan yang disampaikan merupakan dokumen yang bisa disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan.

Dalam konteks komunikasi internal, komunikasi tertulis sering digunakan untuk memberi instruksi, missal standard operating procedures (SOP) dan pada pesan yang relatif rinci. Lebih penting lagi untuk dipahami bahwa komunikasi tertulis digunakan sebagai media yang terdokumentasi yang bisa digunakan sebagai acuan formal pelaksanaan operasi organisasi baik yang sedang berlangsung maupun di masa mendatang.

Dalam konteks keorganisasian, pakaian, tata ruang dan waktu (chronemics) saling berkaitan. Setiap orang memiliki ruang gerak, ruang dan waktu berbeda sesuai dengan status, posisi dan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Tom Waston pernah memperhatikan karyawan bagian luar dari perusahaan IBM yang kurang diperlakukan sama hormatnya seperti karyawan dari bagian lain. Hal ini terjadi karena pakaian seragam dari orang-orang di bagian penjualan yang mengenakan pakaian lengkap. Karena alasan itulah, Tom Waston menciptakan model pakaian untuk karyawan IBM tanpa membedakan tugas dan fungsinya, dengan tujuan untuk menumbuhkan rasa percaya diri dan harga diri. Hasilnya, beberapa waktu kemudian terjadi perubahan besar terhadap persepsi masyarakat terhadap orang orang IBM di lapangan, serta perubahan sikap kerja orang-orang IBM di bagian layanan luar.

Sentuhan merupakan bagian dari komunikasi nonverbal yang sudah berangsung sejak masa lalu. Sentuhan dapat mendorong emosi seseorang dan memiliki arti yang berbeda bergantung dari kategori perilaku sentuhan. Rosenfeld dan Samovar (1998) mengemukakan budaya dominan di Amerika Serikat terdapat lima kategori dasar perilaku menyentuh: (1) sentuhan profesional dilakukan oleh orang-orang seperti dokter, perawat, dan penata rambut, (2) sentuhan kesopanan, diasosiasikan sebagai cara menyapa dan menyatakan apresiasi, (3) sentuhan persahabatan, menunjukkan perhatian di antara anggota keluarga dan teman terdekat, (4) sentuhan keintiman-kasih sayang, ditujukan kepada tipe sentuhan (belaian, pelukan, rangkulan, ciuman, dan lainnya) yang biasanya terjadi dalam hubungan romantis, (5) sentuhan seksual, adalah sentuhan yang paling intim, dilakukan untuk membangkitkan gairah seks.

Pemahaman sentuhan tidak hanya diartikan dalam bentuk manusia tetapi juga manusia dengan benda lain yang menghasilkan produk, misal disainer pakaian. Dalam konteks komunikasi bisnis sentuhan dikategorikan dalam dua kategori:

Sentuhan profesional, merupakan sentuhan yang dilakukan oleh tenaga profesional untuk menghasilkan produk baik barang atau jasa, seperti desainer, dokter, ahli teknologi;
Sentuhan sosial, diasosiasikan sebagai cara untuk mengapresiasi atau ekspresi, atau pernyataan terhadap fenomena tertentu, seperti jabat tangan perkenalan, jabat tangan karena sukses baik untuk pihak lain maupun pernyataan solidaritas organisasi.

Bentuk lain dari komunikasi nonverbal adalah parabahasa. Samovar, Porter dan McDaniel (2010) menyatakan bahwa prabahasa berkaitan dengan karakteristik komunikasi suara dan bagaimana orang-orang menggunakan suara mereka. Prabahasa bisa berbentuk tertawa terbahak-bahak, tawa, aksen, mengerangang, mendesah, nada, tempo, volume, dan resonansi. Parabahasa dibagi dalam tiga klasifikasi: (1) kualitas vokal (volume, nada suara, tempo, gema), (2) karakteristik vokal (tertawa, menangis, merintih, merengek, menguap), (3) pembeda vokal. Suara dapat mencermikan emosi dan berkaitan dengan ekspresi seseorang dalam menyampaikan pesan.

Ditinjau dari aspek budaya ungkapan dalam menyampaikan pesan melalui prabahasa tidak dapat diartikan sama, karena masing-masing kelompok masyarakat memiliki budaya yang berbeda pula. Oleh karenanya komunikasi apapun bentuknya dan dimanapun terjadi perlu untuk memahami budaya masing-masing agar tidak terjadi salah pemahaman. Prabahasa, simbol-simbol bahasa tubuh dapat memiliki arti yang berbeda pada kelompok masyarakat yang berbeda, karena masing-masing mempunyai budaya.

Komunikasi nonverbal merupakan salah satu bentuk pengiriman pesan yang menggunakan berbagai bentuk buku tulis antara satu dan yang lainnya bisa berbarengan: pakaian, tata ruang, waktu, dan purchase. Ditinjau dari aspek bahasa, sosial, dan psikologi beberapa ahli berpendapat bahwa prabahasa merupakan pesan lisan yang berupa simbol, yang berbeda dengan pesan lisan yang dinyatakan dengan kata-kata atau kalimat yang memiliki arti yang sudah baku. Volume suara, ritme, intonasi, dan gerakan tubuh merupakan komunikasi verbal yang disertai bentuk nonverbal.

Komunikasi Visual

Komunikasi visual merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan simbol-simbol dan/atau gambar. Komunikasi visual digunakan pada rapat. Gambar bisa berbentuk grafis, dan/atau potret yang bisa digunakan sebagai ilustrasi presentasi dalam rapat yang diselenggarakan organisasi untuk melengkapi dan mempermudah pemahaman. Tujuan komunikasi visual adalah:

Menarik perhatian.
Memfokuskan pembahasan.
Mempercepat dan memudahkan pemahaman tentang pesan yang disampaikan.
Mempermudah akses masukan dari para partisan atau penerima pesan.

Komunikasi visual daalaam psikologi biasa dikenal dengan sebutan persepsi visual. Persepsi visual adalah kemampuan manusia untuk menginterpretasikan informasi yang ditangkap oleh mata. Hasil dari persepsi ini disebut sebagai penglihatan (eyesight, sight atau vision). Unsur-unsur ragam psikologi dalam penglihatan secara umum terangkum dalam sistem visual (visual system). Sistem visual pada manusia memungkinkan untuk beradaptasi dengan informasi dari lingkungannya. Masalah utama dari persepsi visual ini tidak semata-mata apa yang dilihat manusia melalui retina matanya. Namun lebih daripada itu adalah bagaimana menjelaskan persepsi dari apa yang benar-benar manusia lihat.

Bahwa ada faktor untuk harus menyampaikan suatu pesan yang sifatnya persuasif, maka peranan psikologi persepsi sangat dibutuhkan dalam komunikasi bisnis. Sebagai penyampai pesan kita harus memahami keadaan dan sifat-sifat dari sasaran kita (target audiens). Dengan kita memahami apa, siapa, dan bagaimana dari sasaran kita. Sehingga semua apa yang kita sampaikan akan mengena dan efisien. Sebuah pesan akan percuma jika tidak dipahami oleh penerimanya. Bila kita bicara dengan perbandingan biaya yang kita keluarkan, maka hal tersebut sama saja dengan pemborosan. Dengan demikian sebelum kita melakukan penyampaian pesan, kita harus memahami dahulu sasaran kita. Setelah itu baru menentukan bagaimana pesan tersebut disampaikan ke audiens.

Komunikasi Audiovisual

Komunikasi audiovisual merupakan kegiatan pengiriman pesan yang tidak secara langsung. Komunikasi audiovisual disampaikan sudah dibuat atau dikemas lebih dahulu, sehingga bisa dievaluasi lebih dahulu agar tampilannya bisa mengurangi risiko kesalahpahaman interpretasi penerima pesan. Dalam kegiatan bisnis komunikasi audiovisual banyak digunakan untuk kegiatan pemasaran terutama periklanan. Bentuk lain dari komunikasi audiovisual dalam komunikasi bisnis adalah telekonferensi dan videotape. Achmad Nashruddin (2011) menjelaskan tingkat-tingkatan komunikasi dalam bisnis, yaitu:

Komunikasi personal adalah komunikasi bisnis yang dilakukan oleh pribadi sebagai tujuan atau wakil dari organisasi untuk membahas kepentingan bisnis. Sekalipun sifatnya pribadi, tetapi pesan yang dikirim adalah pesan tentang hal-hal yang berkaitan dengan urusan bisnis yang diwakilinya.
Komunikasi kelompok adalah tingkat komunikasi bisnis yang dilakukan dalam bentuk kelompok untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan bisnis. Jenis komunikasi kelompok dalam organisasi bisnis, (a) kelompok kerja, (b) komite, (c) kelompok pemilik dan atau pengelola, (d) kelompok yang dibentuk untuk kasus tertentu;
Komunikasi masa adalah komunikasi yang dilakukan oleh oraganisasi yang melibatkan banyak pihak atau orang atau masa baik didalam maupun diluar perusahaan. Komunikasi masa oleh perusahaan sering digunakan untuk kegiatan pemasaran dimana pesan yang disampaikan merupakan pesan lembaga.
- Strategi dan Perubahan Organisasi

Setiap perusahaan mempunyai cara pandang, pola-pola dan rumusan-rumusan masing-masing yang ditunjukkan pada mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Selama kurun waktu 20 tahun terakhir banyak perusahaan menentukan perumusan dengan sejumlah aturan baru yang terus berubah sehingga merespon dari kondisi eksternal usahanya. Pola pikir dan atau strategi terus berubah. Levi’s sebuah contoh, pada era 1970-an nama Levi’s sudah identik dengan Blue Jeans dan menjadi idola setiap orang baik muda, tua, pria maupun perempuan. Namun demikian, sebagai akibat dari perkembangan ilmu, pengetahuan dan teknologi, perilaku manusia dalam memproduksi dan mengonsumsi barang atau jasa menjadi berubah. Levi’s tidak terkecuali. Pada sekitar tahun 1980-an Levi’s mendapat persaingan yang cukup ketat. Di samping harus bersaing dengan merek lain seperti Wrangler, Lee, Lea, Tommy Hilfiger, Celvin Klien, banyak toko ritel mulai menawarkan Arizona-nya, sementara Sears menjual Jeans bermerek Canyon River.

Poerwanto (2006) menulis tentang strategi pada berbagai perusahaan fashion, salah satunya adalah Levi’s. Masalah yang dihadapi Levi’s lainnya adalah citra merek. Remaja dan anak-anak muda tidak menginginkan memakai merek yang juga digunakan oleh generasi tua. Levi’s adalah merek yang digunakan oleh semua generasi. Levi’s kemudian bereaksi, dengan melakukan diversivikasi model dengan membuat celana yang bisa berfungsi ganda, yaitu dapat dipakai baik di tempat kerja maupun dalam situasi santai, bukan Jeans, yaitu Docker dan Slates. Sekalipun dinilai terlambat agar dapat menjangkau pelanggan yang tersebar di seluruh penjuru dunia dan alasan efisiensi, Levi’s memindahkan pabrik-pabriknya yang berada di Amerika Serikat dan Kanada ke Meksiko, Amerika Selatan dan Asia Tenggara.

Perubahan kebijakan lain yang dilakukan Levi’s adalah memasuki pemasaran elektronik dengan internet www.levi.com atau www.docker.com untuk dapat berkomunikasi dengan pelanggannya. Pelanggan bisa memperoleh tips atau petunjuk mengenai model, atau memadukan dan mengombinasi pakaian yang sesuai dengan gaya potongan yang disesuaikan. Situs-situs web yang dikembangkan memungkinkan konsep adaptasi massal yang banyak diiklankan, sebuah metode produksi yang memungkinkan barang dan jasa diproduksi dalam satu atau beberapa kelompok ukuran pada satu waktu. Pelanggan bisa memperoleh jeans yang akan pas dengan ukuran yang dikendaki, program Jeans Levi’s Personal Pair. Data tentang ukuran tubuh pelanggan dimasukkan ke dalam komputer yang menyeleksi dari 500 pilihan rancangan untuk menemukan yang paling sesuai dengan pesanan pelanggan.

Levi’s telah memasuki babak baru dengan pemasaran yang berbasis pelanggan menyesuaikan produk berdasar kebutuhan individual. Levi’s juga membuat iklan yang disesuaikan dengan fokus baru tersebut dengan menampilkan iklan seorang anak muda menggunakan celana baggy Levi’s berwarna gelap sambil berdiri di tepi jalan dengan sebuah tanda berbunyi Confornity Breeds Mediocrity, maksudnya adalah Levi’s tetap eksis untuk siapa saja. Kaitannya, untuk mengembangkan hubungan yang langgeng dengan pelanggannya di lebih 76 pasar di seluruh dunia, Levi’s menggunakan piranti yang kuat, seperti database komputer untuk menyediakan hubungan yang berkelanjutan dalam bentuk iklan direct mail. Fokus perhatian baru Levi’s merupakan perubahan dalam kebijakan bisnisnya yang tadinya berfokus pada produk berubah pada berbasis pelanggan. Ditinjau dari aspek administrasi bisnis, Levi’s telah melakukan perubahan kebijakan dari berfokus pada produk menjadi berfokus pada kebutuhan-kebutuhan pelanggannya yang mempunyai implikasi pada strategi yang dijalankan.

Perubahan kebijakan yang didasarkan pada dinamika lingkungan usaha tidak hanya dilakukan oleh Levi’s, tetapi juga pada banyak perusahaan yang sudah mendunia seperti IBM yang merupakan sebuah legenda keberhasilan kemajuan teknologi yang dimulai tahun 1911. IBM kini masuk ke pasar dunia dengan bekerja sama dengan Lenovo dari China. Ini dilakukan karena IBM menghadapi persaingan yang semakin ketat, di mana efisiensi menjadi salah satu senjata dalam mempertahankan dan memperluas pasarnya. Di Indonesia sejak era reformasi, banyak perusahaan negara yang diubah menjadi perusahaan terbuka, seperti Pos, Pegadaian dan Telkom. Perubahan bentuk oraganisasi menuntut perubahan kebijakan administrasi secara menyeluruh.

Perubahan status organisasi mempengaruhi perubahan di berbagai kebijakan pengelolaan organisasi. Ketika Pos, Pegadaian dan Telkom berubah status, pertama-tama yang dilakukan adalah mengubah budaya organiasasi yang didalamnya mencakup visi dan misi organisasi. Perubahan organisasi yang menyangkut visi, misi dan perilaku, merupakan kebijakan organisasi atau beberapa ahli manajemen menyebut sebagai strategi. Kebijakan bisnis atau strategi adalah berfikir sistem (system thinking) dari orang atau organisasi dalam mengelola dan mengembangkan usaha. Dalam kaitan dengan komunikasi bisnis, berfikir sistem adalah pemikiran bahwa kegiatan bisnis tidak berdiri sendiri, tetapi berada pada suatu lingkungan yang elemen-elemennya saling mengait dan membentuk sebuah sistem. Kebijakan bisnis atau strategi adalah rumusan umum organisasi yang mencangkup ide-ide dan standar-standar yang mengarahkan perilaku dalam pencapaian tujuan-tujuan.

Kebijakan bisnis dan manajemen strategis sering dipahami secara tumpang tindih (overlapping), karena keduanya diasumsikan mempunyai kerangka yang sama, yaitu tentang bagaimana perusahaan dikelola secara benar, dapat bertahan, berkembang dan memperoleh keuntungan untuk jangka panjang. Quin (1980) mengatakan strategi sebagai pola atau rencana yang terintegrasi dengan tujuan utama, kebijakan dan tindakan yang semestinya dilakukan secara utuh. Formulasi strategi yang baik akan membantu menyusun dan mengalokasikan sumber daya organisasi menjadi sebuah kekuatan yang mampu mengantisipasi perubahan lingkungan. Sharplin (1985) merumuskan manajemen strategis sebagai formulasi dan implementasi dari rencana-rencana dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan sesuatu yang penting guna kelangsungan hidup organisasi secara keseluruhan.

Pada dasarnya manajemen strategis bisa diartikan sebagai serangkaian keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja perusahaan dalam jangka panjang. Manajemen strategis meliputi pengamatan lingkungan, perumusan strategi (perencanaan strategi atau perencanaan jangka panjang), implementasi strategi, dan evaluasi serta pengendalian. Manajemen strategis menekankan pada pengamatan dan evaluasi peluang serta ancaman lingkungan dengan melihat kekuatan dan kelemahan perusahaan, dan menentukan strategi komunikasi (Poerwanto & Sukirno, 2014).

Menyoliasasikan Perubahan Budaya Organisasi

Teori proses perubahan menjelaskan sebuah pola peristiwa tipikal terjadi suatu perubahan dari awal sampai akhir. Salah satu teori proses perubahan yang paling awal, yaitu model medan gaya dari Kurt Lewin. Model perubahan dari Lewin ini membagi proses perubahan dalam tiga tahap, yaitu mencairkan, mengubah, dan membekukan kembali. Dalam kegiatan organisasi, sosialisasi merupakan suatu proses keorganisasian yang sangat dibutuhkan. Melalui jaringan sosialisasi suatu organisasi, orang berusaha pertama kali adalah mencapai tingkat kinerja individu yang tinggi. Secara konseptual sosialisasi budaya adalah proses yang dialami oleh anggota organisasi untuk menghargai tata nilai yang dapat mendorong untuk meningkatkan produktivitas organisasi. Kegiatan utama sosialisasi budaya organisasi adalah berbeda-beda pada masing-masing organisasi, namun tujuannya tetap sama, yaitu mengintegrasikan dan menyatukan kepentingan individual dan kepentingan organisasi.

Dalam sosialisasi budaya organisasi dibutuhkan media yang sesuai dengan kebutuhan. Menurut Siregar dan Rondang Pasaribu (2000) mengemukakan bahwa media organisasi mempunyai posisi strategis untuk menyosialisasikan perubahan, termasuk perubahan yang berkaitan dengan budaya organisasi. Media organisasi yang terbit secara periodik dapat dimanfaatkan untuk menyampaikan perubahan yang sedang atau akan terjadi. Perubahan, apakah itu perubahan sistem kerja perusahaan, perubahan waktu kerja, perubahan cara atau bentuk kerja, perubahan tempat kerja, potensial mengundang masalah. Terutama apabila perubahan itu terkesan lebih menguntungkan organisasi. Perubahan semacam itu bisa dianggap hanya menambah beban. Misalnya, di lingkungan organisasi waktu kerja, yang bertambah panjang tanpa menuntut anggota organisasi harus belajar, perubahan perusahaan kerja disertai pertambahan atau pengurangan jumlah karyawan apabila perubahan itu terjadi tiba-tiba tanpa dikomunikasikan sebelumnya, maka anggota organisasi merasa tidak siap. Karena itu tumbuh sikap resistan di dalam diri anggota organisasi, yaitu menolak perubahan.

Di sisi lain Siregar dan Rondang Pasaribu (2000) mengemukakan media organisasi bisa difungsikan untuk menginformasikan perubahan organisasi, sehingga perubahan itu tersosialisasi sejak awal. Langkah ini penting dilakukan, terutama apabila timbul konsekuensi seperti sejak dini akan sangat membantu setiap orang mempersiapkan diri menghadapi perubahan. Perubahan yang menimbulkan konsekuensi terhadap nilai terjadi ketika peralatan baru diperkenalkan untuk menggantikan peralatan lama. Sebagai contoh, peralatan baru diperkenalkan organisasi, terutama yang berteknologi tinggi, selalu menimbulkan kecemasan anggotanya. Kecemasan bisa muncul karena kecanggihan teknologi peralatan baru itu menurut anggota organisasi belajar hal-hal baru. Kecemasan juga bisa muncul karena peralatan baru berteknologi canggih itu sangat efisien sehingga cukup dioperasikan satu dua orang. Artinya ada kemungkinan sejumlah orang akan kehilangan pekerjaan.

Perubahan juga bisa timbul karena pergantian porsonel, misalnya pimpinan devisi atau pimpinan tim kerja atau bahkan tim kerja itu sendiri. Hal ini bisa dimaklumi karena gaya kepemimpinan seseorang bisa berbeda, sesuai latar belakang sosial budaya, dan pengalaman masing-masing. Menghadapi perubahan semacam itu, apakah itu anggota organisasi atau masyarakat binaan, dapat dipersiapkan dengan menyajikan personality profile tentang personel baru tersebut (Ismail Nawawi, 2013). Adakalanya kondisi eksternal menyebutkan organisasi perlu melakukan penyesuaian lewat suatu perubahan dengan merumuskan kembali langkah yang ditempuh.

Mungkin produk organisasi mulai ditinggalkan baik karena dianggap tidak sesuai lagi dengan kondisi mutakhir maupun karena ada produk baru dari pesaing justru lebih menarik. Mungkin pula organisasi mengalami kesulitan finansial, menghadapi persoalan tagihan yang macet atau tidak lagi mendapat dana dari lembaga penyandang dana. Akibatnya organisasi menghadapi masa sulit, sehingga perlu diambil tindakan penyesuaian seperti penghematan dan sebagainya. Kondisi semacam ini perlu sesegera mungkin dikomunikasikan, sekaligus menjelaskan bagaimana setiap pihak diharapkan bersikap dan bertindak dalam kondisi dimaksud. Budaya organisasi mungkin saja tidak perlu diubah, tetapi ditafsirkan secara baru. Penafsiran baru ini dapat dituliskan dalam artikel lepas, kolom, editorial, atau surat terbuka yang ditulis oleh salah seorang pimpinan. Perubahan sudah tentu tidak perlu melahirkan kecemasan di dalam diri siapa pun, asalkan sejak awal telah dijelaskan lewat uraian yang menggambarkan bahwa perubahan itu merupakan langkah terbaik bagi semua pihak. Kalau setiap pihak sejak dini dikondisikan untuk menghadapi perubahan, maka akan lebih mudah bagi mereka menerima perubahan sebagai sesuatu yang mau tidak mau pasti terjadi.

Ada beberapa tanda yang memberikan aba-aba tentang waktu yang tepat untuk melakukan perubahan budaya, yaitu sebagai berikut:

Apabila dua organisasi atau lebih yang mempunyai latar belakang berbeda bergabung dan timbul konflik berkepanjangan di antara kelompok yang berbeda.
Bila cara kerja organisasi telah menghalangi kesempatan untuk berubah.
Perusahaan pindah ke dalam industri yang berbeda secara total dan cara menjalankan sesuatu melemahkan ketahanan organisasi.
Karyawan telah terbiasa nyaman atas posisinya, sehingga tidak dapat menerima perubahan.

Menurut Nasution (2010), apabila terjadi penundaan melakukan perubahan budaya organisasi akan memiliki beberapa implikasi yang bervariasi, di antaranya: (1) rendahnya moral staf, (2) pergantian staf tinggi, (3) meningkatnya keluhan pelanggan, (4) kehilangan peluang, (5) produktivitas rendah, (6) respons pada perubahan lambat, (7) kinerja menurun, dan (8) perilaku dan praktik tidak sehat di tempat kerja. Oleh karena itu diperlukan langkah-langkah menuju perubahan organisasi dengan cara: (1) menetapkan visi yang jelas dan arah strategis, (2) mengembangkan pengukuran kinerja yang jelas, (3) tindak lanjut menuju pencapaian tujuan, (4) menghargai kinerja atas dasar keadilan, (5) menciptakan lingkungan kerja yang lebih terbuka dan transparan, (6) menghilangkan politik dalam perusahaan, dan (7) mengembangkan tim spirit yang kuat melalui nilai inti (core values).

Alur Strategi Organisasi dan Komunikasi

Heijden (2002) mengatakan terdapat tiga faktor fundamental untuk dipertimbangkan dalam membangun gagasan bisnis yang kuat:

Gagasan bisnis harus mampu menjelaskan bagaimana nilai akan diciptakan untuk pihak–pihak berkepentingan dan organisasi.
Bagi organisasi yang menginginkan untuk dapat memenuhi kebutuhan masyarakat harus memiliki sesuatu yang unik untuk ditawarkan.
Sekali organisasi mampu membuat kontribusi keunikan dan menciptakan nilai bagi masyarakat, hal tersebut merupakan investasi.

Ketiga faktor tersebut dioperasikan dalam satu kerangka kerja sebagai dasar dari pengambilan kebijakan atau strategi organisasi yang memiliki kaitan dengan pola atau model komunikasi.

Berkaitan dengan konteks kebijakan dan pembuatan strategi bisnis, Baron (2003) menjelaskan bahwa komponen bisnis terdiri komponen market dan non market. Termasuk dalam lingkungan pasar adalah interaksi antara perusahaan, para pemasok, dan para pelanggan yang di manajemeni oleh pasar atau persetujuan perorangan sebagai kontrak. Interaksi yang dimaksud, secara tipikal mencakup transaksi ekonomi dan pertukaran hak milik. Untuk bisa sukses, perusahaan harus efektif dalam lingkungan pasarnya. Perusahaan harus efisien dalam memproduksi dan respontif terhadap permintaan pelanggan. Perusahaan harus mengantisipasi dan mengadaptasi pada perubahan, melakukan inovasi melalui riset dan pengembangan, serta mengembangkan produk-produk dan layanan-layanan baru.

Manajemen yang efektif dilingkungan pasar adalah kondisi penting untuk sukses, tetapi tidak cukup hanya itu. Lebih lanjut Baron menambahkan bahwa performansi perusahaan dan manajemen, juga tergantung pada kegiatan-kegiatan pada lingkungn non market, atau bukan pasar. Lingkungan bukan pasar termasuk sosial, politik, dan susunan legal di struktur interaksi, tetapi dengan sehubungan pasar dan perjanjian perorangan. Lingkungan bukan pasar meliputi interaksi antara perusahaan dan individu-individu, kelompok kepentingan, pemerintah, dan publik yang menjadi perantara bukan oleh pasar tetapi oleh institusi publik dan individu. Manajemen yang efektif dalam lingkungan bukan pasar merupakan kondisi yang penting untuk menuju sukses.

Lingkungan bukan bisnis telah tumbuh dan menjadi lebih kompleks yang disebabkan oleh kemajuan ilmu, pengetahuan, dan teknologi, yang mendorong peningkatan perhatian serius secara manajerial. Baron juga menambahkan bahwa lingkungan isu-isu bukan pasar yang menjadi agenda penting bagi perusahaan yang mencakup masalah proteksi lingkungan, kesehatan dan jaminan keamanan, kebijakan teknologi, regulasi dan deregulasi, hak asasi, kebijakan perdagangan internasional, politik dari legislatif, regulasi dan antitrust, tekanan-tekanan dari para aktivis, pemberitaan dari media bisnis, hubungan antara pihak-pihak yang berkepentingan, tanggung jawab sosial perusahaan, dan etika. Isu-isu bukan pasar tersebut merupakan kekuatan-kekuatan yang mempengaruhi pengembangan perusahaan, dan strategi yang diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu, dalam menyusun kebijakan dan strategi komunikasi perusahaan, maka salah satu fondasi pokok adalah adaptasi yang efektif terhadap lingkungan bukan pasar.

Komunikasi bisnis mempunyai kaitan erat dengan kebijakan dan strategi yang dipilih organisasi. Kebijakan-kebijakan dan strategi perusahaan perlu untuk dikomunikasikan kepada pihak-pihak internal lebih dahulu sebagai bagian integral dari sistem organisasi. Seluruh karyawan disemua tingkatan idealnya memahami tentang strategi perusahaan, agar mereka mampu berperilaku organisasional baik dalam hubungan internal maupun eksternal, karena hubungan organisasional berhubungan dengan citra organisasi dalam jangka panjang. Strategi organisasi merupakan dasar dari strategi komunikasi yang perlu diawasi dan dievaluasi secara berkala. Namun ditinjau dari fungsi komunikasi bisnis dan dinamika lingkungan yang dipicu oleh kemajuan teknologi informasi, maka sebenarnya komunikasi dimungkinkan untuk menjadi pendorong strategi bisnis yang adaptif dan berkelanjutan.

Poerwanto dan Sukirno (2014) menyatakan bahwa strategi korporat adalah tentang tujuan organisasi secara keseluruhan, misi perusahaan dan visi tentang apa yang akan terjadi pada masa mendatang. Strategi mendorong kita untuk berada di area-area dimana sebaiknya perusahaan berada. Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa setiap organisasi perlu untuk beradaptasi dengan lingkungannya. Dalam praktik, alur kebijakan dan strategi bisnis diawali dengan pengamatan lingkungan untuk menentukan tujuan pokok organisasi, kemudian pembuatan visi dan misi, diteruskan dengan pengembangan alternatif yang memungkinkan, kemudian perumusan dan penentuan strategi komunikasi yang harus dijalankan. Alur kebijakan strategi adalah siklus, karena implementasi dari kebijakan dan strategi dievaluasi dan dijadikan masukan bagi kelangsungan hidup usaha dan pola komunikasi.

Strategi merupakan rumusan perencanaan komprehensif dan terintegrasi dengan teknik atau cara pencapaian tujuan-tujuan. Sebagai rumusan umum organisasi, strategi bisnis harus dapat menjadi landasan bagi penyusun strategi komunikasi. Pada era persaingan yang dilandasi kemajuan teknologi informasi, strategi bisnis harus disesuaikan dan berorientasi pada masa depan yang didesain dengan berfikir sistem dan skenario. Pola berfikir sistem dalam organisasi bisnis didasarkan pada pemahaman bahwa setiap aksi akan terjadi reaksi, atau sebaliknya reaksi akan menyebabkan aksi selanjutnya – hubungan sebab-akibat.

Lebih lanjut Poerwanto dan Sukirno (2014) mengatakan bahwa organisasi bisnis dapat menentukan tujuan-tujuan dan pola-pola bisnisnya tentang bagaimana mencapai tujuan-tujuan tersebut. Untuk membuat pola pengeloloaan yang prospektif yang dapat diimplementasikan dengan sukses, perusahaan perlu berfikir secara skenario. Skenario adalah wawasan yang konsisten tentang apa yang harus dilakukan di masa depan, dan bukan merupakan ramalan. Berfikir skenario merupakan wawasan yang digunakan untuk meningkatkan terciptanya suatu pandangan bersama di antara tim manajemen, dan membantu manajemen untuk memahami secara lebih baik tentang keadaan perusahaan serta membangun strategi untuk masa depan. Skenario menyediakan mekanisme efektif bagi strategi, dan rencana efektif untuk pengembangan serta penilaian opsi-opsi secara tim.

Skenario pada dasarnya membantu organisasi untuk memahami keadaan yang dikehendaki oleh organisasi dengan cara memperluas visi dan misi serta memberdayakan karyawan untuk mengenal lebih dalam tentang adaptasi dan perubahan. Salah satu alat penting untuk mengimplementasikan strategi adalah komunikasi. Komunikasi internal membantu dalam berfikir skenario dalam konteks dengan hubungan dengan pihak-pihak berkepentingan eksternal. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Sendjaja (1994) menyatakan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap angggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan atau bawahan membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, dan sebagainya.
Fungsi regulasi. Fungsi ini berhubungan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana mestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuatan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasi sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (bulletin atau newletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama massa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darma wisata. Pelaksanaan kegiatan ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
- Mengembangkan Komunikasi yang Efektif

Philip Kotler dan Kevin Lane Keller (2007) mengungkapkan, ada delapan tahap dalam mengembangkan komunikasi yang efektif. Kita mulai dengan yang mendasar: mengidentifikasi audiens sasaran, menentukan tujuan, merancang komunikasi, memlih saluran, dan menetapkan anggaran. Secara lengkap dibahas satu persatu sebagai berikut:

Identifikasi Audiens Sasaran

Proses tersebut harus dimulai dengan audiens sasaran yang jelas dalam benak calon pembeli produk perusahaan tersebut, pemakai sekarang, penentu kebijakan, atau pihak yang mempengaruhi: orang-orang, kelompok, masyarakat tertentu, atau masyarakat umum. Pendengar sasaran tersebut akan sangat mempengaruhi keputusan komunikator tentang apa yang harus dikatakan, bagaimana mengatakannya, kapan mengatakannya, di mana mengatakannya, dan kepada siapa mengatakannya. Sering bermanfaat untuk mendefinisikan audiens sasaran dari segi penggunaan dan loyalitas. Apakah sasaran itu baru bagi kategori atau pengguna terkini? Apakah sasaran itu setia kepada merek? Jika sasaran adalah pengguna merek, apakah dia termasuk pengguna berat atau ringan? Strategi komunikasi akan berbeda-beda bergantng pada cakupan penggunaan dan loyalitas. Analisis citra dapat dilakukan untuk memprofilkan audiens sasaran dari segi pengetahuan merek untuk memberikan pemahaman lebih lanjut.

Sebagian besar analisis audiens adalah menilai citra sekarang perusahaan tersebut, produknya, dan pesaing-pesaingnya. Citra adalah beberapa keyakinan, gagasan, dan kesan yang dimiliki seseorang mengenai suatu objek. Sikap dan tindakan orang terhadap suatu objek sangat ditentukan citra objek tersebut. Langkah pertamanya adalah mengukur pengetahuan pendengar sasaran tentang objek tersebut, dengan menggunakan skala pengenalan (familiarity scale): tidak pernah mendengar – hanya sedikit mendengar – mengetahui sedikit – cukup mengetahui – sangat mengetahui. Jika sebagian besar responden hanya melingkari dua kategori pertama, tantangannya adalah membangun kesadaran yang lebih besar. Responden yang sudah tidak asing lagi dengan poduk tersebut dapat ditanya bagaimana perasaan mereka tentang produk tersebut, dengan menggunakan skala kesukaan (favorability scale): sangat tidak suka – agak tidak suka – sama saja – cukup suka – sangat suka. Apabila sebagian besar responden memilih dua kategori pertama, organisasi tersebut harus mengatasi masalah citra yang negatif.

Menentukan Tujuan Komunikasi

Tujuan komunikasi dapat ditetapkan pada tingkat mana saja dari model hirarki efek. Rossiter dan Percy mengidentifikasi empat kemungkinan tujuan komunikasi sebagai berikut:

Kebutuhan kategori. Membangun produk atau kategori layanan sejauh perlu untuk membuang atau memenuhi kesenjangan yang dirasakan antara situasi motivasi sekarang dan situasi emosional yang diinginkan. Yang baru pada produk dunia seperti mobil elektrik akan selalu dimulai dengan tujuan komunikasi untuk membangun kebutuhan kategori.
Kesadaran merek. Kemampuan untuk mengidentifikasi (mengakui atau mengingat) merek dalam kategori, secara cukup rinci untuk melakukan pembelian. Pengenalan lebih mudah dicapai daripada pengingatan – konsumen lebih mungkin mengenal kemasan orange Stouffer daripada mengingat merek jika diminta untuk berpikir tentang merek dari makanan beku. Pengingatan merek itu penting di luar dan di dalam toko. Kesadaran merek memberi landasan untuk ekuitas merek.
Sikap merek. Evaluasi merek dengan menghargai kemampuannya yang dirasakan untuk memenuhi kebutuhan yang relevan sekarang ini. Kebutuhan merek relevan bisa diorientasikan secara negatif (penghapusan masalah, pencegahan masalah, kepuasan yang tidak komplit, penipisan yang normal) atau yang diorientasikan secara positif (kepuasan indrawi, stimulasi intelektual, atau pengakuan sosial). Produk kebersihan rumah tangga sering menggunakan solusi masalah. Produk makanan di pihak lain, sering menggunakan iklan yang berorientasi inderawi yang menekankan daya tarik selera.
Maksud pembelian merek. Swa-instruksi untuk membeli merek atau melakukan tindakan yang berkaitan dengan pembelian. Tawaran promosi dalam bentuk kupon atau beli dua dapat satu mendorong konsumen untuk melakukan komitmen dalam pikiran guna membeli produk. Namun banyak konsumen tidak memiliki kebutuhan kategori yang diekspresikan dan mungkin tidak berada di pasar ketika dipaparkan pada iklan, membuat maksud sedikit kurang dibentuk. Sebagai contoh, dalam pekan tertentu hanya sekitar 20 persen orang dewasa mungkin berencana untuk membeli deterjen, hanya 2 persen mungkin berencana membeli pembersih karpet, dan hanya 0,25 persen mungkin berencana untuk membeli mobil.

Komunikasi yang paling efektif sering dapat mencapai banyak tujuan. Sebagai contoh Geico mengiklankan bahwa panggilan telepon 15 menit dapat menghasilkan 15 persen pemotongan pada asuransi mobil, menggabungkan sikap merek dan panggilan telepon pada aksi untuk membangun maksud pembelian merek.

Merancang Komunikasi

Merumuskan komunikasi untuk mencapai tanggapan yang diinginkan akan menuntut pemecahan tiga masalah: apa yang harus dikatakan (strategi pesan), bagaimana mengatakannya (strategi kreatif), dan siapa yang harus mengatakannya (sumber pesan).

Strategi pesan. Dalam menentukan strategi pesan, manajemen mencari daya tarik, tema, atau gagasan yang akan mengikat ke dalam penentuan posisi merek, dan membantu untuk membangun titik kesamaan atau titik perbedaan. Beberapa dari padanya mungkin berkaitan langsung dengan kinerja produk atau jasa (mutu penghematan atau nilai merek) sementara yang lain mungkin berkaitan dengan pertimbangan-pertimbangan yang lebih ekstrinsik (mereknya bersifat kontemporer, populer dan tradisional).

John Maloney melihat pembeli sebagai orang yang mengharapkan salah satu dari empat jenis imbalan sebuah produk: kepuasan rasional, inderawi, sosial atau ego. Pembeli mungkin memvisualisasikan imbalan-imbalan ini dari hasil pengalaman penggunaannya, pengalaman ketika produk digunakan, atau pengalaman ketika digunakan secara insidentil. Menyilangkan empat jenis imbalan dengan tiga jenis pengalaman menghasilkan 12 jenis pesan. Misalnya ungkapan: “dapatkan pakaian lebih bersih” adalah janji imbalan rasional yang mengikuti akibat dari pengalaman penggunaan. Ungkapan “rasa bir sejati dalam bir ringan yang hebat” merupakan janji imbalan inderawi yang dikaitkan dengan pengalaman dalam penggunaan produk. Secara luas diyakini bahwa pembeli industrial paling tanggap terhadap pesan kinerja. Mereka mampu mengenal produk, dilatih untuk mengenal nilai, dan bertanggung jawab kepada orang lain atas pilihan mereka, juga cenderung mengumpulkan informasi dan memperkirakan manfaat.

Strategi kreatif. Efektivitas komunikasi bergantung pada bagaimana pesan diekspresikan dan juga isi pesan itu sendiri. Komunikasi yang tidak efektif bisa berarti bahwa pesan yang salah digunakan atau pesan yang benar tidak diekspresikan dengan baik. Strategi kreatif adalah cara pemasar menerjemahkan pesan mereka ke dalam satu komunikasi yang spesifik. Strategi kreatif dapat diklasifikasi secara luas sebagai meliputi entah daya tarik informasional atau transformasional. Dua kategori umum ini masing-masing mencakup beberapa pendekatan kreatif spesifik yang berbeda.

Daya tarik informasional mencakup atribut atau manfaat produk atau jasa. Contoh-contoh dalam iklan adalah iklan penyelesaian masalah, iklan demonstrasi produk-produk, dan kesaksian-kesaksian dari pengakuan orang yang tidak dikenal atau selebritis terkenal. Daya tarik informasional mengandalkan pengolahan yang sangat rasional atas komunikasi di pihak konsumn. Kaidah yang logis dan masuk akal. Daya tarik trasformasional mencakup manfaat atau citra yang berkaitan dengan non produk. Ia mungkin melukiskan orang macam apa yang menggunakan merek atau jenis pengalaman yang merupakan hasil dari penggunaan merek. Daya tarik transformasional sering berupaya untuk menyitir emosi yang akan memotivasi pembelian. Ini merupakan rute yang ditempuh Clairol untuk menghidupkan kembali merek yang hampir mati dari tahun 1970-an.

Komunikator menggunakan daya tarik negatif seperti ketakutan, rasa bersalah, dan rasa malu untuk membuat orang melakukan segala sesuatu (sikatlah gigi, lakukan pemeriksaan kesehatan setiap tahun) atau berhenti melakukan sesuatu (merokok, penyalahgunaan alkohol, makan berlebihan). Dorongan rasa takut itu berfungsi paling baik bila pesan tersebut agak tidak sesuai dengan keyakinan audiens. Pesan yang hanya menyatakan apa yang sudah diyakini audiens hanya mengukuhkan keyakinan, dan jika pesan itu terlalu tidak sesuai dengan keyakinan audiens. Pesan yang hanya menyatakan apa yang sudah sangat diyakini audiens hanya mengukuhkan keyakinan, dan jika pesan itu terlalu tidak sesuai, maka akan dibantah dan tidak diyakini.

Komunikator juga menggunakan daya tarik emossional positif seperti humor, cinta, kebanggaan, dan kegembiraan. Alat-alat motivasi atau yang menimbulkan minat, seperti adanya bayi mungil, musik yang populer, sering dimanfaatkan untuk menarik perhatian konsumen dan meningkatkan keterlibatan mereka pada iklan. Teknik untuk menimbulkan minat dianggap perlu dalam lingkungan media baru yang kasar yang diwarnai oleh pengolahan konsumen dengan tingkat keterlibatan rendah dan iklan yang banyak bersaing serta kekusutan pemrograman. Walaupun dapat menarik perhatian dan meniciptakan lebih banyak kesukaan dan kepercayaan terhadap sponsor, pendekatan penimbul minat ini mungkin juga mengendorkan komprehensi, cepat menjemukan, dan terlalu membayangi produk.

Sumber pesan. Banyak komunikasi tidak menggunakan satu sumber lebih jauh dari perusahaan itu sendiri. Yang lain menggunakan orang yang dikenal atau tidak dikenal. Pesan yang disampaikan sumber yang menarik atau terkenal akan memperoleh perhatian dan daya ingat yang lebih tinggi. Itulah sebabnya pemasang iklan sering menggunakan selebriti sebagai juru bicara. Selebriti kemungkinan akan efektif apabila mereka melambangkan ciri utama produk. Yang penting adalah kredibilitas juru bicara tersebut. Faktor apa saja yang melandasi kredibilitas sumber? Ketiga faktor yang paling sering dikenal adalah keahlian, kelayakan dipercayai, dan kemampuan disukai. Keahlian adalah pengetahuan khusus yang dimiliki komunikator tersebut untuk mendukung pengakuannya. Kelayakan dipercaya berhubungan dengan seberapa objektif dan jujur sumber tersebut dalam persepsi orang lain. Teman lebih dipercaya dari pada orang asing atau wiraniaga, dan orang-orang yang tidak dibayar untuk mendukung suatu produk dipandang lebih dapat dipercayai daripada orang yang mendukung suatu produk dipandang lebih dapat dipercaya daripada orang yang dibayar. Kemampuan disukai menjelaskan daya tarik sumber tersebut. Sifat-sifat seperti keterusterangan, humor, dan sikap yang tidak dibuat-buat akan menjadikan sumber lebih disukai.

Sumber paling penting terpercaya adalah orang yang memiliki nilai yang tinggi dalam ketiga dimensi tersebut. Perusahaan farmasi menginginkan para dokter memebri yang lebih tinggi. Seorang aktivis anti narkoba akan menggunakan para bekas pecandu karena mereka memiliki kredibilitas lebih tinggi. Sebelum kematiannya, Dave Thomas, yang memiliki daya tarik yang ramah dan kredibilitas bawaan, melakukan lebih dari 800 siaran niaga Wendy dalam dasi merah dan kemeja lengan pendek yang merupakan trade mark-nya. Dukungan selebriti pilihan bahkan dapat melontarkan produk yang tadinya tidak disukai masuk ke dalam lingkup ara bintang. Jika seseorang memiliki sikap positif terhadap sumber dan pesan atau sikap yang negatif terhadap keduanya, akan terdapat apa yang disebut sebagai keadaan konkuren. Osgood dan Tannenbaum berpendapat bahwa perubahan sikap akan terjadi kea rah keadaan yang makin konkuren antara kedua evaluasi tersebut.

Memilih Saluran Komunikasi

Menyeleksi saluran yang efisien untuk menyampaikan pesan menjadi lebih sulit ketika saluran komunikasi menjadi lebih terpotong-potong dan kusut. Bayangkan tantangan dalam industri farmasi. Lebih dari 63.000 tenaga penjual AS menguber dokter setiap hari dengan harapan bisa mendapatkan waktu lima menit dari waktu dokter yang sibuk. Bahkan sekitar 40 persen kunjungan tidak berhasil menemui dokter yang membuat kunjungan penjualan menjadi sangat mahal. Industri tersebut harus memperluas jenis saluran komunikasinya. Hal ini meliputi tindakan memasang iklan di jurnal kesehatan, mengirimkan surat langsung (termasuk rekaman video dan audio), membagi-bagikan sampel gratis, dan bahkan melakukan telemarketing. Perusahaan-perusahaan farmasi mensponsori konferensi klinik dengan mengundang dan membayar sejumlah besar dokter untuk menghabiskan akhir pecan mendengarkan dokter-dokter terkemuka memuji-muji obat tertentu pagi harinya, yang disusul sore harinya bermain golf atau tenis. Semua saluran ini digunakan dengan harapan untuk membangun preferensi dokter terhadap obat bermerek mereka. Perusahaan-perusahaan farmasi juga menggunakan teknologi baru untuk menjangkau para dokter melalui alat-alat yang dapat digenggam, layanan online, dan perlengkapan videoconferencing.

Saluran komunikasi dapat bersifat pribadi dan nonpribadi. Di dalam masing-masing terdapat banyak sub saluran. Saluran komunikasi pribadi (personal communication channel) melibatkan dua atau beberapa orang yang berkomunikasi langsung satu sama lain dengan tata muka, satu orang dengan audiens, melalui telepon, atau melaui email. Penyampaian pesan kilat dan situs independen untuk mengumpulkan pandangan konsumen merupakan sarana penting lain yang sedang bertumbuh pada tahun-tahun terakhir. Saluran komunikasi pribadi memperoleh efektivitasnya melalui presentasi dan umpan balik yang bersifat perseorangan. Perusahaan-perusahaan dapat mengambil beberapa langkah untuk merangsang saluran pengaruh pribadi demi kepentingan mereka:

Identifikasi orang-orang dan perusahaan-perusahaan yang berpengaruh dan mengerahkan upaya ekstra untuk mereka. Dalam teknologi, para pemberi pengaruh mungkin merupakan pelanggan perusahaan besar, para analisis industri dan journalist, pengambil kebijakan terseleksi, dan pengambilan contoh dari penganut awal.
Menciptakan pemimpin-pemimpin opini dengan memasok produk tersebut kepada orang-orang tertentu dengan hubungan yang menarik. Pepsi secara bebas mensampelkan Code Red sebagai turunan dari Mountain Dew-nya, serta mendorong audiens sasaran intinya, yakni remaja berusia 13 sampai 19 tahun untuk menemukan secara kebetulan cita rasa baru di tempat-tempat seperti mesin penjaja di mal-mal. Seperti dikemukakan seorang eksekutif, kami memungkinkan pemberi pengaruh remaja ini menjadi penduduk merek. Mereka meluncurkannya di dunia kecil mereka sendiri.
Bekerjalah melalui orang yang berpengaruh dalam masyarakat seperti disc jockey lokal, ketua angkatan, dan ketua organisasi wanita. Ketika Ford memperkenalkan focus ia memberikan mobil itu kepada para disc jockey dan orang-orang yang trendi sehingga mereka dapat terlibat berjalan keliling kota dengan mobil itu. Ford juga mengidentifikasi 100 konsumen muda yang berpengaruh di lima Negara pemasaran kunci dan juga memberi mereka mobil untuk dikendarai keliling.
Gunakanlah orang yang berpengaruh atau dipercaya dalam iklan yang memberikan kesaksian. Accenture, American Ekspress, Nike, dan Buick menggunakan megabintang golf Tiger Woods sebagai pendorong untuk berbicara tentang keunggulan perusahaan dan produk masing-masing mereka.
Ciptakanlah iklan yang memiliki nilai percakapan yang tinggi atau lebih baik sekarang gabungkan fitur kasak-kusuk yang bernilai ke dalam rancangan produk Anda. Beberapa iklan memiliki slogan yang menjadi bagian dari bahasa sehari-hari yang membudaya.
Kembangkanlah saluran rujukan dari mulut ke mulut untuk membangun usaha. Para professional sering mendorong pelanggan merekomendasikan jasa mereka. Weigh Watchers menemukan bahwa rujukan omongan dari mulut ke mulut dari sebuah hubungan dengan seseorang dalam program membawa dampak besar dalam bisnisnya.
Bentuklah forum elektronik. Pemilik Toyota yang menggunakan sambungan jasa online seperti America Online dapat melakukan diskusi online untuk saling membagikan pengalaman.

Saluran komunikasi non pribadi. Saluran nonpribadi adalah komunikasi yang diarahkan pada lebih dari satu orang dan mencakup media, promosi penjualan, acara-acara khusus, dan pemberitaan.

Media terdiri atas media cetak (koran dan majalah), media penyiaran (radio televisi), media jaringan (telepon, kabel, satelit, nirkabel), media elektronik (rekaman audio, rekaman video, videodisc, CD-ROM, halaman internet), dan media pelanggan (papan reklame, tanda, poster). Sebagian besar pesan non-pribadi melewati media yang dibayar.
Promosi penjualan terdiri dari promosi konsumen (seperti sampel, kupon, dan premi), promosi dagang (seperti iklan dan potongan pameran) dan promosi bisnis dan tenaga penjual (kontes untuk petugas penjualan).
Acara-acara khusus dan pengalaman mencakup olahraga, hiburan, dan penyelenggaraan acara-acara khusus dan juga kegiatan-kegiatan formal yang menciptakan interaksi merek baru dengan konsumen.
Hubungan masyarakat mencakup komunikasi yang diarahkan secara internal pada karyawan perusahaan atau secara eksternal pada konsumen, perusahaan-perusahaan lain, pemerintah dan media.

Integrasi saluran komunikasi. Walaupun komunikasi pribadi sering lebih efektif daripada komunikasi massa, media massa mungkin merupakan sarana utama untuk merangsang komunikasi pribadi. Komunikasi massa mempengaruhi sikap dan perilaku pribadi melalui proses aliran komunikasi dua tahap. Gagasan-gagasan sering mengalir dari radio, televisi, dan media cetak kepada pemimpin opini dan kemudian dari sini kepada kelompok masyarakat yang kurang terlibat dengan media. Aliran komunikasi dua tahap ini memiliki beberapa implikasi berikut:

Pengaruh media massa terhadap opini publik tidak selangsung, sekuat, dan seotomatis yang diperkirakan. Pengaruh tersebut diantaranya oleh pemimpin opini, orang-orang yang opininya dicari atau yang membawa opininya kepada orang lain.
Aliran dua langkah tersebut menentang pendapat bahwa gaya komunikasi terutama dipengaruhi oleh efek tetesan ke bawah atau tetesan ke atas dari media masa. Orang-orang berinteraksi terutama dalam kelompok sosialnya sendiri dan memperoleh gagasan dari pemimpin opini dari kelompok mereka.
Komunikasi dua tahap berarti bahwa komunikator massa seharusnya mengarahkan pesan-pesan khususnya kepada pemimpin opini dan membiarkan mereka menyampaikan pesan tersebut kepada orang-orang lain.
- Menetapkan Anggaran Komunikasi

Salah satu keputusan komunikasi dalam pemasaran tersulit adalah menentukan berapa banyak yang perlu dikeluarkan untuk promosi. Industri dan perusahaan memiliki perbedaan besar tentang berapa banyak dibelanjakan untuk promosi. Pengeluaran mungkin mencapai 30 sampai 50 persen dari penjualan dalam industry kosmetik, sementara itu dalam industri peralatan industri mencapai 5 sampai 10 persen. Dalam industri tertentu, terdapat perusahaan yang menghabiskan dana yang besar dan kecil. Bagaimana perusahaan memutuskan proposi tersebut? Philip Kotler dan Kevin Lane Keller (2007) menguraikan empat metode utama: metode kesanggupan (affordable method), metode persentase penjualan (percentage of sales method), metode keseimbangan persaingan (competitive parity method), dan metode tujuan dan tugas (objective and task method).

Metode kesanggupan. Banyak perusahaan menetapkan anggaran promosi berdasarkan seberapa besar menurut mereka kesanggupan perusahaan tersebut. Metode kesanggupan sama sekali mengabaikan peran promosi sebagai investasi dan pengaruh langsung promosi terhadap volume penjualan. Hal itu menyebabkan anggaran tahunan yang tidak menentu, yang mengakibatkan perencanaan jangka panjang sulit.

Metode persentase penjualan. Banyak perusahaan menetapkan pengeluaran promosi berdasarkan persentase penjualan yang telah ditentukan (penjualan saat ini atau yang diperkirakan) atau dari harga jual. Perusahaan-perusahaan mobil biasanya menganggarkan persentase tetap untuk promosi berdasarkan harga mobil yang telah direncanakan. Perusahaan-perusahaan minyak menetapkan dana tersebut berdasarkan sepersekian sen untuk setiap gallon minyak yang terjual dengan label perusahaan itu sendiri. Para pendukung metode persentase penjualan melihat beberapa keunggulannya.

Pengeluaran promosi akan berbeda-beda sesuai dengan kesanggupan perusahaan tersebut. Hal ini memuaskan manajer keuangan yang yakin bahwa pengeluaran seharusnya terkait erat dengan pergerakan penjualan korporat sepanjang siklus bisnis tersebut.
Metode tersebut mendorong manajemen memikirkan hubungan antara biaya promosi, harga jual, dan laba per unit.
Metode tersebut mendorong stabilitas apabila perusahaan-perusahaan yang saling bersaing membelanjakan persentase penjualannya yang kira-kira sama untuk promosi.

Walaupun terdapat banyak kelebihan ini, metode persentase penjualan hanya mempunyai sedikit landasan untuk membenarkannya. Metode tersebut memandang penjualan sebagai penentu promosi, bukan sebagai hasilnya. Hal itu menyebabkan anggaran ditetapkan berdasarkan ketersediaan dana, bukan berdasarkan peluang pasar. Metode tersebut menghambat upaya eksperimen dengan promosi yang berlawanan dengan siklus atau pengeluaran yang agresif. Ketergantungan pada fluktuasi penjualan dari tahun ke tahun akan mengganggu perencanaan jangka panjang. Tidak ada dasar yang logis untuk memilih persentase tertentu, kecuali sesuatu yang telah dilakukan pada masa lalu atau apa yang sedang dilakukan pesaing.

Metode keseimbangan persaingan. Beberapa perusahaan menetapkan anggaran promosinya untuk mencapai keseimbangan kekuatan suara dengan para pesaing. Dua argumen dikemukakan untuk mendukung metode keseimbangan persaingan. Yang pertama adalah bahwa pengeluaran pesaing melambangkan kebijaksanaan bersama industri tersebut. Yang lainnya adalah adalah bahwa upaya mempertahankan keseimbangan persaingan akan mencegah perang promosi. Tidak satupun di antara kedua argumen ini meyakinkan. Tidak ada dasar untuk mempercayai bahwa pesaing lebih tahu. Reputasi, sumber daya, peluang, dan tujuan perusahaan sangat berbeda-beda sehingga anggaran promosi hampir bukan suatu pedoman. Lagi pula, tidak ada bukti bahwa anggaran yang didasarkan pada keseimbangan persaingan akan mencegah perang promosi.

Metode tujuan dan tugas. Metode tujuan dan tugas meminta pemasar mengembangkan anggaran promosi dengan mendefinisikan tujuan yang jelas, menentukan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan ini, dan memperkirakan biaya untuk melaksanakan tugas-tugas ini. Jumlah biaya ini adalah anggaran promosi yang diusulkan. Metode ini memiliki keunggulan karena mengharuskan manajemen menjelaskan asumsi-asumsinya mengenai hubungan antara dana yang dibelanjakan, tingkat paparan, tingkat percobaan produk, dan penggunaan secara teratur. Secara teoritis, total anggaran promosi seharusnya ditetapkan sehingga laba marginal dari dana promosi terakhir benar-benar sama dengan laba marginal dari dana terakhir dalam penggunaan non promosi yang paling baik.

Pendekatan kita terhadap komunikasi berfokus pada pemberian makna kepada perilaku. Pemberian disini berarti kita memberikan makna yang telah kita miliki kepada perilaku yang kitaa observasi di lingkungan kita. Kita boleh membayangkan bahwa ada suatu perbendaharaan makna yang kita miliki di suatu tempat dalam otak kita. Berbagai makna itu telah tumbuh sepanjang hidup kita dan sebagai hasil dari pengalaman-pengalaman pribadi dalam budaya tersebut. Makna adalah relatif bagi kita masing-masing, oleh karena kita masing-masing adalah seseorang manusia yang unik dengan semua latar belakang dan pengalaman-pengalaman yang unik pula. Ketika kita mengamati suatu perilaku dalam lingkungan kita, kita masing-masing menukik ke perbendaharaan makna kita yang unik dan memilih makna yang kita yakini sebagai makna paling pantas bagi perilaku yang kita amati dan konteks sosial di mana perilaku terjadi.

Rangkuman

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Ditinjau dari aspek pemasaran komunikasi eksternal dikenal dengan komunikasi pemasaran terpadu (integrated marketing komunication) yang kegiatannya meliputi periklanan promosi penjualan penjualan pribadi, dan hubungan masyarakat (public relations) dan pemasaran langsung.

Komunikasi bisnis bisa dilakukan dalam dua bentuk verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal dikenal dengan komunikasi lisan dan tertulis, proses penyampaian dan penerimaan informasi dengan menggunakan kata-kata atau ucapan-ucapan secara langsung atau tatap muka. Komunikasi nonverbal adalah proses penyampaian pesan dengan tidak menggunakan kata-kata. Dengan kata lain komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Komunikasi nonverbal disampaikan lewat gerakan tubuh atau biasa disebut dengan bahasa tubuh, raut wajah, jarak fisik antara pengirim dan penerima.

Strategi organisasi merupakan arah usaha yang didasari oleh analisis, penilaian dan gagasan bisnis (business idea) terhadap lingkungan yang dapat dijadikan dasar dalam membangun komunikasi bisnis. Gagasan bisnis merupakan landasan bagi perilaku organisasi setiap karyawan dimanapun posisinya, dan harus mampu beradaptasi dengan lingkungannya sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dibangun organisasi. Langkah-langkah mengembangkan komunikasi yang efektif adalah: mengidentifikasi audiens sasaran, menentukan tujuan, merancang komunikasi, memlih saluran, dan menetapkan anggaran.

Evaluasi Mandiri

Jelaskan secara singkat pengertian komunikasi organisasi menurut pendapat saudara!
Komunikasi organisasi ada yang bersifat internal dan eksternal. Jelaskan kedua jenis komunikasi tersebut!
Jelaskan istilah-istilah berikut: verbal, non verbal, lobi, dan negosiasi!
Sebutkan langkah-langkah yang harus dilakukan agar proses negosiasi berjalan dengan baik!
Jelaskan apa yang dimaksud dengan pesan kinesik, pesan proksemik, pesan artifaktual, dan pesan paralinguistik!
Jelaskan secara singkat apa yang Anda ketahui tentang strategi, manajemen strategi, dan hubungannya dengan komunikasi bisnis!
Sebutkan secara singkat fungsi-fungsi dari pesan non verbal!
Salah satu keputusan komunikasi dalam pemasaran tersulit adalah menentukan berapa banyak yang perlu dikeluarkan untuk promosi. Mengapa!
Jelaskan secara singkat bagaimana merancang komunikasi yang efektif!
Jelaskan secara singkat perbedaan antara komunikasi lisan dengan komunikasi tertulis!

Semangat dan bakat adalah kunci keberhasilan. Kemampuan berbicara secara tulus dan

mempengaruhi orang lain akan menempatkan diri Anda lebih dari lainnya. Mengerjakan apa yang

Anda percaya bisa dicapai adalah hal biasa. Namun, ketika Anda mampu membuat orang lain mengerjakan apa yang Anda yakini adalah suatu kepuasan tersendiri.

KOMUNIKASI BISNIS DAN STRATEGI ORGANISASI

BAB IV

KOMUNIKASI BISNIS DAN STRATEGI ORGANISASI

Anda akan dapat mencaapai hasil yang terbaik jika Anda menaruh keyakinan dan

kepedulian tinggi terhadap pelanggan Anda! Mereka tidak peduli apa yang

Anda katakan, tetapi menginginkan Anda peduli pada mereka.

Brian Billdt: Advisor Life Fitness Indonesia

Kerja keras dan lakukan yang terbaik apa pun yang dapaat Anda lakukan. Jangan terperangkap

ke dalam politik perusahaan. Perlakukan semua orang layaknya Anda ingin diperlakukan.

Robert B. Catell: CEO KeySpan Corporation

Semangat dan bakat adalah kunci keberhasilan. Kemampuan berbicara secara tulus dan

mempengaruhi orang lain akan menempatkan diri Anda lebih dari lainnya. Mengerjakan apa yang

Anda percaya bisa dicapai adalah hal biasa. Namun, ketika Anda mampu membuat orang lain mengerjakan apa yang Anda yakini adalah suatu kepuasan tersendiri.

Haryanto Kurniawan: Sourching Director Target

Arus kehidupan mengejutkan kita hingga kita terlempar keluar jalur dan mencegah kita

sampai ke tujuan. Cuaca yang tidak terduga dapat mengubah arah dan strategi kita.

Teruslah menyesuaikan pemikiran kita, agar kita bisa hidup dengan benar.

John C. Maxwell

KONSEP DASAR KOMUNIKASI BISNIS

KARAKTER DAN PERILAKU ORGANISASI

Leave A Reply Batalkan balasan

Contact Us

Connect us

BAB IV

KOMUNIKASI BISNIS DAN STRATEGI ORGANISASI

Anda akan dapat mencaapai hasil yang terbaik jika Anda menaruh keyakinan dan

kepedulian tinggi terhadap pelanggan Anda! Mereka tidak peduli apa yang

Anda katakan, tetapi menginginkan Anda peduli pada mereka.

Brian Billdt: Advisor Life Fitness Indonesia

Kerja keras dan lakukan yang terbaik apa pun yang dapaat Anda lakukan. Jangan terperangkap

ke dalam politik perusahaan. Perlakukan semua orang layaknya Anda ingin diperlakukan.

Robert B. Catell: CEO KeySpan Corporation

Semangat dan bakat adalah kunci keberhasilan. Kemampuan berbicara secara tulus dan

mempengaruhi orang lain akan menempatkan diri Anda lebih dari lainnya. Mengerjakan apa yang

Anda percaya bisa dicapai adalah hal biasa. Namun, ketika Anda mampu membuat orang lain mengerjakan apa yang Anda yakini adalah suatu kepuasan tersendiri.

Haryanto Kurniawan: Sourching Director Target

Arus kehidupan mengejutkan kita hingga kita terlempar keluar jalur dan mencegah kita

sampai ke tujuan. Cuaca yang tidak terduga dapat mengubah arah dan strategi kita.

Teruslah menyesuaikan pemikiran kita, agar kita bisa hidup dengan benar.

John C. Maxwell

KONSEP DASAR KOMUNIKASI BISNIS

KARAKTER DAN PERILAKU ORGANISASI

You may also like

Belajar Mandiri, Berkarya Pasti

Serunya Kuliah Business Intelligence di Era iLearning

Karya Bicara, Prestasi Nyata! Mahasiswa Prodi Teknik Informatika Universitas Raharja Bersinar di Creative Poster Competition 2026

Leave A Reply Batalkan balasan

Contact Us

Connect us