LAPORAN PENELITIAN DAN PRESENTASI

Putuskan apa yang Anda inginkan. Yakini Anda bisa memilikinya. Yakini Anda berhak mendapatkannya, dan yakini bahwa ini tidak mustahil bagi Anda. Kemudian setiap hari

pejamkan mata beberapa menit, visualisasikan Anda memiliki apa yang Anda inginkan tersebut, rasakan perasaan-perasaan sudah memilikinya. Keluarlah dari imajinasi itu, kemudian fokuskan diri pada apa yang sudah Anda syukuri, dan sungguh-sungguh menikmatinya. Kemudian jalani hari Anda, dan lepaskan semuanya kepada semesta dan percaya bahwa Semesta akan menemukan cara untuk mewujudkannya.

Jack Canfield

Pembahasan Materi 

Bab ini membahas tentang laporan tertulis, tujuan laporan tertulis: laporan deskriptif sederhana, laporan menjual sebuah ide. Karakteristik laporan penelitian yang baik, isi laporan penelitian, landasan teori, perancangan sistem, implementasi sistem, hasil dan pembahasan, kesimpulan, kesalahan-kesalahan yang sering dibuat dalam menulis laporan penelitian. Presentasi lisan: menentukan isi presentasi, menggunakan alat peraga, menjawab pertanyaan, dan mengevaluasi laporan hasil penelitian.   

• Pendahuluan

Setelah semua kegiatan penelitian selesai dilakukan, tantangan selanjutnya adalah menuangkan hasil penelitian dalam sebuah laporan. Kita harus waspada dalam hal ini, karena penelitian yang telah dirancang dengan baik, yang mengandung data akurat karena telah dianalisis dengan metode tertentu, serta telah menghasilkan suatu kesimpulan, jika penuangannya dalam laporan penelitian tidak baik, maka segala hasil usaha penelitian itu menjadi sia-sia (Dermawan Wibisono, 2003). Seringkali suatu laporan penelitian merupakan satu-satunya bagian yang dapat dibaca dan dinikmati oleh orang lain. Pengguna dari laporan seringkali tidak dapat membedakan isi dari proyek dengan apa yang dipresentasikan.

Jika orang-orang yang menggunakan hasil penelitian terpaksa mengikuti suatu presentasi yang tidak terorganisir atau tidak mengikuti kaidah teknis tertentu atau bahkan banyak kesalahan gramatikal, maka mereka akan mengabaikan laporan tersebut dalam menentukan suatu keputusan, seakan-akan proyek itu tidak pernah dilaksanakan. Oleh karena itu, laporan penelitian merupakan sesuatu yang sangat berharga untuk mengkomunikasikan keseluruhan proyek yang akan berdampak pada keputusan yang diambil.

• Tujuan Laporan Tertulis

Laporan bisa memiliki tujuan yang berbeda-beda dan karena itu bentuk laporan tertulis akan bervariasi, bergantung pada situasinya. Adalah penting untuk mengidentifiasi tujuan (purpose) laporan, sehingga laporan dapat disesuaikan dengan tujuan tersebut. Jika tujuannya hanya memberikan rincian mengenai suatu bidang spesifik yang diminta oleh seorang manajer, laporan dapat difokuskan secara sangat sempit dan memberikan informasi yang diinginkan manajer dalam format yang ringkas.  Sebaliknya, jika laporan bertujuan untuk menjual ide kepada pihak manajemen, maka laporan tersebut harus lebih rinci dan meyakinkan, misalnya tentang bagaimana ide yang diusulkan tersebut  sebaiknya dipakai karena akan bermanfaat. Dalam hal ini, tekanan akan diarahkan pada pemaparan semua informasi relevan yang didukung dengan data yang sesuai, untuk meyakinkan pembaca agar membeli ide tersebut. 

Bentuk laporan yang lain akan dipakai dalam suatu kasus, dimana seorang manajer maminta beberapa solusi atau rekomendasi alternatif untuk mengatasi sebuah  masalah dalam situasi tertentu. Di sini, peneliti memberikan informasi yang diminta dan manajer memilih di antara alternatif untuk membuat keputusan akhir. Dalam kasus ini, laporan lebih rinci yang menyelidiki studi-studi terdahulu, metodologi yang digunakan untuk studi saat ini, prespektif berbeda yang dihasilkan dari wawancara dan analisis data saat ini, serta solusi alternatif  berdasarkan kesimpulan yang ditarik dari sana harus disediakan. Bagaimana setiap alternatif membantu mengatasi situasi masalah yang ada juga harus dibahas. Kelebihan dan kekurangan setiap solusi yang diberikan, serta analisis  biaya manfaat dalam hitungan dolar dan/atau lainnya, juga harus dipaparkan untuk membantu manajer mengambil keputusan.

Tetapi, jenis laporan yang lain mungkin mengharuskan peneliti untuk juga mengidentifikasi masalah dan memberikan solusi akhir. Yaitu, peneliti akan diminta untuk mempelajari situasi, menentukan sifat masalah, dan memberi laporan temuan serta rekomendasi. Laporan semacam itu harus sangat komprehensip, mengikuti format studi yang rumit. Jenis laporan penelitian yang kelima merupakan publikasi yang sangat akademik dan menampilkan penemuan dari sebuah studi dasar yang biasa dipublikasihkan dalam jurnal akademik (Uma Sekaran, 2006).

1. Laporan Deskriptif Sederhana

Jika penelitian dilakukan untuk memahami secara rinci faktor-faktor tertentu dalam sebuah situasi (variasi dalam tingkat produksi, komposisi karyawan, dan semacamnya), maka yang diperlukan adalah laporan yang menjelaskan fenomena yang diteliti, dengan cara yang diinginkan. Misalnya, katakanlah seorang manajer proyek sistem informasi ingin mengetahui berapa banyak peneliti yang telah direkrut selama 18 bulan terakhir dalam proyek tersebut, komposisi jenis kelamin mereka, tingkat pendidikan, dan proporsi rata-rata absen  mereka sejak pertama direkrut. Sebuah laporan sederhana yang memberikan informasi tersebut akan memadai.

Dalam laporan ini, pernyataan tujuan (purpose) studi akan dikemukakan lebih dulu (misalnya, diinginkan agar profil peneliti yang direkrut selama 18 bulan terakhir oleh manajer proyek, dan pemikiran mengenai tingkat absensi mereka diberikan. Laporan ini menyediakan rincian tersebut). Metode (methods) atau prosedur (procedures) yang digunakan untuk mengumpulkan data kemudian akan ditampilkan (misalnya, daftar gaji peneliti dan data pribadi bawahan diteliti). Akhirnya, pemaparan hasil (results) aktual, yang diperkuat dengan tabel visual dalam bentuk grafik penggambaran data, akan disediakan. Frekuensi distribusi, tabulasi silang, dan data lain akan disajikan dalam bentuk tabel, dan ilustrasi gambar akan menyertakan grafik batang (untuk gender), diagram pie (untuk menunjukan proposi orang pada berbagai tingkat penidikan), dan seterusnya. Bagian ini akan merangkum data dan mungkin terlihat seperti di bawah ini.

Total 17 peneliti yang  direkrut dalam 18 bulan terakhir, dimana 45% adalah wanita dan 55% pria. Dua puluh persen bergelar master (S2), 68% sarjana (S1), dan 2% doktor. Proporsi rata- rata absen peneliti selama 18 bulan terakhir adalah 6. Rincian tersebut memberikan informasi yang diinginkan manajer proyek. Tetapi, merupakan ide yang baik untuk lebih lanjut meyediakan rincian rata-rata proporsi absen peneliti menurut jenis kelamin dalam sebuah lampiran, walaupun informasi ini tidak diminta secara khusus. Bila dianggap relevan, rincian serupa juga bisa diberikan untuk orang dengan tingkat pekerjaan yang berbeda (Uma Sekaran, 2006). 

2. Laporan Menjual Sebuah Ide

Tujuan dari sebuah laporan, salah satunya adalah untuk menjual ide kepada manajemen puncak. Misalnya, manajer sistem informasi (information system manager) ingin menyarankan kepada pihak eksekutif puncak bahwa sistem informasi eksekutif (executive information system) akan sangat meningkatkan efektivitas eksekutif puncak dengan manfaat kecepatan dan ketepatan sistem pengiriman informasi elektronik. Dengan ketersediaan informasi, yang dalam hitungan menit sampai ke ujung jari pihak eksekutif, sesuatu yang menjadi kekurangan sistem pelaporan kertas saat ini, keputusan yang terinformasi dapat diambil dengan menyakinkan. Bila para eksekutif menyadari bahwa mereka dapat melakukan aktivitas intensif-informasi dengan mudah dan cepat, serta pada saat yang sama dapat meningkatkan kualitas keputusan, mereka akan segera tertarik pada ide tersebut. Tetapi, kemudian laporan penelitian untuk tujuan tersebut akan mempunyai tujuan atau fokus  berbeda dalam rincian yang lebih luas pada hal berikut (Uma Sekaran, 2006):

1. Penjelasan yang jelas dan sederhana tentang apa yang dimaksud dengan SIE (Sistem Informasi Eksekutif), dan bagaimana SIE akan menjadi instrumen yang sangat berguna bagi eksekutif untuk pengambilan keputusan yang efektif.
2. Bagaimana SIE dapat menghemat waktu (misalnya dengan memberikan akses yang cepat ke informasi spesifik yang eksekutif perlukan, tanpa merasa frustasi memilah-milah kertas dan pada akhrnya tidak menemukan apa yang dicari).
3. Bagaimana SIE akan lebih menguntungkan dan lebih baik dari pada sistem yang ada pada saat ini (misalnya karena semua informasi diperbarui dua kali sehari, SIE akan menyediaakan data terkini yang eksekutif perlukan, secara mengagumkan meningkatkan kualitas yang dibuat)
4. Bagaimana SIE akan mendorong penghematan sumber daya dalam jangka panjang (didukung oleh rincian analisis biaya manfaat). Misalnya, bandingkan biaya untuk melatih eksekutif menggunakan sistem dan memperbarui informasi setiap hari, dengan manfaat penghematan terus-menerus melalui keputusan yang lebih terinformasi dan tepat waktu, seperti dalam kasus pengembangan sistem persediaan just-in-time yang layak, dengan hasil penghematan yang substansial bagi perusahaan.
5. Ilustrasi contoh dari sejarah perusahaan dimasa lalu (2 bulan terakhir, jika mungkin) mengenai bagaimana sistem SIE akan membantu eksekutif membuat keputusan yang lebih terinformasi dalam contoh tersebut, dan bagaimana sistem tersebut akan menghemat sumber daya atau uang.
6. Rekomendasi akhir yang kuat dan meyakinkan untuk menerapkan SIE sebagai cara pengambilan keputusan perusahaan.

3. Situasi Dimana Laporan Komprehensif dan Memberikan Soluasi Alternatif 

Direktur perusahaan Software Engineering menginginkan beberapa rekomendasi untuk rencana pertumbuhan masa depan perusahaan, yang meliputi perspektif manufaktur, pemasaran, akuntansi, dan keuangan. Dalam kasus ini, hanya tujuan luas yang ditetapkan, yaitu: pertumbuhan perusahaan. Saat ini, mungkin terdapat beberapa rintangan yang menghambat  pertumbuhan. Perusahaan harus secara hati-hati mempelajari situasi ini untuk menentukan penghalang bagi ekspansi dan bagaimana hal tersebut dapat diatasi melalui perencanaan strategis dari perspektif produksi, pemasaran, manajemen, keuangan, dan akuntansi. 

Identifikasi masalah atau rintangan dalam situasi ini akan memerlukan wawancara yang intensif, tinjauan literatur, analisis industri, perumusan perspektif teoritis, penyusunan beberapa hipotesis untuk sampai pada solusi alternatif yang berbeda, pengumpulan data, analisis data, dan kemudian eksplorasi cara-cara alternatif untuk mencapai pertumbuhan perusahaan melalui strategi yang berbeda. Agar direktur tersebut mampu mengevaluasi alternatif, dan rincian biaya serta manfaat tiap solusi, juga dilampirkan. Laporan ini akan lebih rumit daripada dua laporan sebelumnya, merinci setiap tahapan studi, menekankan hasil dari analisis data, dan melengkapi dengan dasar yang kuat untuk bermacam-macam rekomendasi. Alternatif yang dihasilkan, serta pro dan kontra masing-masing alternatif dan laporan semacam ini. Seperti dapat kita lihat, isi dan format laporan akan bergantung pada tujuan studi dan kebutuhan pihak yang mensponsori penelitian.

• Karakteristik Laporan yang Baik

Di samping fakta bahwa penulisan laporan merupakan fungsi dari tujuan penelitan dari tipe audiens kepada siapa laporan ditujukan, dan karena itu harus disusun agar mencakup keduanya, ciri dasar tertentu adalah integral untuk semua laporan tertulis. Kejelasan, keringkasan, koherensi, tekanan yang tepat pada aspek penting, susunan paragraf yang berarti, transisi yang lancar dari suatu topik ketopik yang lain. Pilihan kata yang cocok, dan kekhususan merupakan ciri penting laporan yang baik. Laporan, sebaiknya sampai tingkat tertentu, bebas dari jargon statistik atau teknis, kecuali laporan yang memang bersifat teknis atau Statistik. Perhatian harus diberikan untuk menghindari kesalahan ejaan dan kosakata.

Asumsi apa saja yang dipegang oleh peneliti sebaiknya dinyatakan dengan jelas dalam laporan, dan lebih baik menghadirkan fakta daripada opini. Laporan harus disusun sedemikian rupa agar meningkatkan pemaknaan dan kelancaran alur materi, sehingga pembaca bisa dengan mudah memahaminya (Uma Sekaran, 2006). Pentingnya tampilan dan keterbacaan laporan harus benar-benar diperhatikan. Judul dan subjudul yang tepat membantu mengelola laporan secara logis dan memungkinkan pembaca mengikuti transisi dengan mudah. Laporan yang diketik dengan format spasi ganda dan magrin yang lebar di setiap sisi memungkinkan pembaca membuat catatan atau komentar sambil membaca isi laporan dengan teliti.

• Isi Laporan Penelitian  

Jelas bahwa laporan penelitian sebaiknya memuat judul yang menunjukan secara ringkas konten atau isi penelitian. Pada bagian awal, laporan harus mempunyai daftar isi, proposal penelitian, salinan pengesahan untuk melakukan penelitian, dan ringkasan eksekutif (dalam hal penelitian terapan) atau sinopsis (dalam hal penelitian dasar). Semua laporan harus memiliki bagian pendahuluan yang merinci tujuan penelitian, memberi latar belakang yang berkaitan, menyatakan masalah yang diteliti, dan menjelaskan tahapan isi laporan yang dapat dilihat oleh pembaca. Isi laporan akan mencakup rincian yang berkaitan dengan kerangka penelitian, hipotesis penelitian (jika ada), desain pengambilan sampel, metode pengumpulan data, analisis data, implementasi program, dan hasil yang diperoleh. Bagian akhir laporan akan menampilkan temuan dan penarikan kesimpulan. Bila rekomendasi diminta, rekomendasi akan disertakan, dilengkapi analisis biaya manfaat yang berkaitan dengan setiap rekomendasi. 

Informasi tersebut dapat mengklarifikasikan keuntungan dan implementasi masing-masing rekomendasi. Rincian yang diberikan dalam laporan harus membuat pembaca meyakini ketepatan penelitian, dan mempengaruhi mereka untuk menerima hasil serta rekomendasi yang dibuat. Semua laporan profesional juga menegaskan keterbatasan penelitian (misalnya, dalam pengambilan sampel, pengumpulan data, dan semacamnya). Deskripsi yang baik dan keterangan yang jelas, alur materi yang lancar dan mudah, rekomendasi yang mengalir secara logis dari hasil analisis data, dan pernyataan eksplisit mengenai keterbatasan penelitian, memberikan kebenaran yang ilmiah bagi laporan. Surat pengiriman yang paling baik ditulis dengan sentuhan pribadi.

Singkatnya, penelitian yang tepat dan dilakukan dengan baik akan kehilangan semua nilainya jika penelitian tersebut tidak ditampilkan secara pantas dalam tulisan. Supaya dianggap berguna, laporan harus memberikan dasar pemikiran yang baik untuk studi, memaparkan masalah yang diteliti dengan jelas, memaparkan sepenuhnya dan secara memadai hasil analisis data, serta menginterpretasikan data dengan cara yang mudah dipahami oleh pembaca. Kesimpulan yang ditarik dari temuan harus menunjukkan solusi masalah yang jelas (Uma Sekaran, 2006). Laporan dapat disusun dalam bagian, segmen, atau bab, dan harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan situasi. Tulisan yang baik, tepat, dan jelas, serta gambar, bagan, dan tabel yang secara ringkas mendukung atau menyoroti persoaalan yang penting, dan kemasan yang menarik adalah beberapa karakteristik pokok dari laporan yang baik. Gaya penulisan sebaiknya sederhana, menarik, ringkas, dan komperensif. 

Pemapaan temuan yang objektif dan tidak bias, serta keterangan spesifik mengenai keterbatasan penelitian, memberi kredibilitas pada hasil penelitian. Kebijaksanaan dan diplomasi diperlukan dalam memaparkan temuan yang tidak menyenangkan tanpa distorsi, dengan cara yang objektif, tidak mengancam, dan bermanfaat yang tidak akan menyakiti hati pihak sponsor. Format dan gaya laporan harus disesuaikan dengan audiens dan sesuai tujuan penelitian. Laporan akan diakhiri dengan sebuah ringkasan dan penghargaan atas bantuan yang diterima dari berbagai pihak dan sumber. Daftar referensi yang disebutkan dalam laporan juga diikutsertakan. Lampiran jika ada, akan disertakan dalam laporan.

• Landasan Teori

Landasan teori diperlukan sebagai dasar teoritis pembuatan program. Menuliskan secara sistematis semua teori yang digunakan dalam tugas akhir. Membagi menjadi beberapa subbab, dimulai dari hal-hal yang umum, baru kemudian hal-hal yang lebih khusus. Sebagai contoh, urut-urutan landasan teori dalam tugas akhir berjudul Implementasi Algoritma Dijkstra untuk Mencari Jalur Terpendek Antar Kota di Pulau Jawa adalah dasar-dasar graf, path atau lintasan, Algoritma Dijkstra, dan Bahasa Delphi (atau bahasa lain yang Anda gunakan). Beberapa kesalahan yang sering timbul adalah (Maria Polina, A. & Jong Jek Siang, 2005):

Teori terlalu panjang atau luas. 

Kadang kala mahasiswa berpikir bahwa semakin tebal tugas akhir yang dibuat, semakin baiklah mutu tugas akhir tersebut. Bagian yang paling mudah diperpanjang adalah bab landasan teori karena isinya hanya menyalin dari buku teks. Karena itu semua hal yang berhubungan dengan judul tugas akhir dituliskan. Sebagai contoh, dalam tugas akhir berjudul: Pengenalan Pola Angka Dengan Back Propagation dituliskan sejarah jaringan syaraf tiruan, arsitektur jaringan syaraf tiruan, model perceptron, model Back Propagation, contoh-contohnya, dan lain-lain. Teori seperti itu jelas telalu panjang dan lebih mirip sebagai diktat kuliah jaringan syaraf tiruan. Sejarah, arsitektur, model perceptron jelas tidak berhubungan langsung dengan apa yang akan dibahas dalam tugas akhir dan tidak akan digunakan dalam pembuatan programnya. Oleh karena itu harus dihilangkan. Kalau ingin menuliskan teori tentang bahasa pemrograman yang dipakai (misal Visual Basic), menuliskan saja bagian-bagian penting dan khusus yang digunakan. Jangan menulis semuanya sehingga mirip buku panduan praktikum pemrograman.

Tidak menuliskan teori yang digunakan. 

Kesalahan ini adalah kebalikan dari kesalahan pertama. Ini sering terjadi kalau mahasiswa membuat tugas akhir yang berhubungan dengan bidang ilmu di luar komputer. Sebagai contoh adalah pada tugas akhir berjudul: Program Bantu Tes Potensi Akademik Bagi Siswa SMU. Apa yang dituliskan dalam landasan teori tidak boleh hanya teori pemrogramannya saja, tetapi juga teori dari sisi psikologi seperti apa yang disebut tes potensi akademik, apa saja isi tes, bagaimana mengukur tingkat kemampuan akademik seseorang, dan lain-lain. Harus diingat disini bahwa kebenaran sistem yang dibuat juga bergantung dari ukuran yang digunakan psikolog.

Mengutip secara sembarangan beberapa buku referensi berbeda. 

Sebenarnya sangat dianjurkan untuk menggunakan acuan dari berbagai sumber berbeda. Akan tetapi jangan asal mengambil karena mungkin sekali penulis yang berbeda menggunakan istilah, notasi, bahkan algoritma yang berbeda untuk membahas masalah yang sama. Sebagai contoh, dalam suatu buku teori graf atau matematika diskrit, pohon biner didefinisikan sebagai pohon yang setiap titiknya memiliki 2 anak. Dalam buku yang lain, pohon biner didefinisikan sebagai pohon yang setiap titiknya memiliki paling banyak 2 anak. Kedua difinisi tersebut jelas sangat berbeda meskipun keduanya tidak salah. Pengambilan kutipan dari berbagai sumber berbeda secara serampangan akan menyebabkan tidak konsistennya istilah dan notasi yang dipakai. Bahkan kadang terjadi kejanggalan karena konteks tulisan pada bab sebelumnya, tetapi yang disalin oleh mahasiswa hanya bagian akhirnya saja sehingga kelihatan janggal dan menjadi salah.

Format penulisan landasan teori berbeda-beda di tiap jurusan. Di suatu jurusan, jika menyalin suatu definisi dari buku, mungkin mahasiswa harus menuliskan sumber referensinya dalam suatu catatan kaki. Tetapi di jurusan lain tidak perlu menggunakan catatan kaki sama sekali. Asumsinya adalah bahwa dalam bidang komputer, semua definisi bersifat obyektif dan tidak bergantung pada pendapat seseorang (seperti halnya dalam ilmu sosial) sehingga semua sumber referensi cukup ditulis dalam daftar pustaka. Untuk mengetahui format yang digunakan di jurusan Anda, Anda dapat melihat buku panduan penulisan tugas akhir atau menanyakan pada jurusan atau dosen pembimbing.

• Perancangan Sistem

Bagian ini berisi detil rancangan yang Anda lakukan sebelum Anda membuat program. Isinya meliputi (Maria Polina, A. & Jong Jek Siang, 2005): 

1. Perancangan sistem. Perancangan ini bisa Anda gambarkan dalam suatu bagan alir yang menjelaskan keseluruhan proses yang Anda lakukan. Mengambarkan juga (dalam bagan alir) semua proses yang terjadi dalam perangkat lunak yang Anda buat. Jika ada data riil yang Anda ambil (misal Anda membuat tugas akhir tentang sistem informasi suatu perusahaan), jelaskan, kapan, dimana, dan bagaimana data Anda ambil. Kalau dengan wawancara, jelaskan siapa saja yang Anda wawancarai. Jka menggunakan kuesioner, jelaskan inti pertanyaan dalam kuesioner tersebut (contoh kuesionernya diberikan dalam lampiran). Jika data Anda ambil melalui pengamatan (misalnya tentang antrian di suatu perempatan), jelaskan bagaimana Anda melakukannya.
2. Perancangan masukan dan keluaran. Jelaskan apa saja yang menjadi masukan dan keluaran sistem yang Anda buat. Ini bisa Anda jadikan satu dengan perancangan antarmuka.
3. Perancangan proses. Jelaskan disini tentang rincian proses yang Anda gunakan. Jika tugas akhir Anda membuat basis data, tuliskan dengan rinci dan sistematis diagram ER, tabel-tabel, serta DAD untuk semua level. Jika tugas akhir Anda memuat implementasi suatu algoritma, jelaskan semua proses komputasi dan iterasinya dalam suatu algoritma atau bagan alir. Kalau bagan alirnya terlalu panjang, Anda bisa memecahkannya menjadi beberapa bagian. Mulailah menjelaskan bagan alir yang lebih umum dulu baru kemudian menjelaskan rinciannya.
4. Perancangan antarmuka. Jelaskan form apa saja yang Anda buat, beserta keterangan ringkas mengenai apa kegunaan serta isi menu dan tombol yang ada dalam form tersebut.
5. Perancangan struktur data. Ini terutama berlaku kalau tugas akhir menggunakan tipe data khusus untuk memprosesnya, seperti dalam perancangan basis data. Jelaskan field dari setiap tabel (dan kuncinya).

Urut-urutan bagian yang tertulis di atas jangan dijadikan harga mati dan harus diikuti. Hal-hal tersebut merupakan isi yang seyogyanya ada dalam perancangan. Namun alangkah baiknya Anda konsultasikan pada pembimbing. Mungkin sekali pembimbing Anda menganggap ada beberapa bagian di antaranya yang tidak perlu dituliskan (misalnya perancangan struktur data, karena Anda menggunakan struktur data yang umum dipakai sehingga tidak perlu dijelaskan). Tetapi mungkin juga pembimbing Anda meminta untuk menambah beberapa begian lain lagi. Beberapa kesalahan yang sering dilakukan dalam penulisan perancangan adalah sebagai berikut (Berndtsson, M. Jorgen, H. Bjorn, O. 2008): 

1. Penulisan tidak sistematis. Kesalahan ini sering dilakukan mahasiswa ketika menyerahkan draft laporan pada pembimbing. Urut-urutan materi yang ditulis tampak melompat-melompat dan tidak jelas arahnya. Isi bab perancangan sering bercampur aduk dengan potongan program, hasil penelitian atau teori. Akibatnya, pembimbing mengalami kesulitan dari mana ia harus mengkoreksinya. 
2. Penulisan tidak lengkap. Ada beberapa bagian yang seharusnya ditulis, teapi tidak tertulis. Biasanya yang lupa dituliskan adalah spesifikasi hal-hal yang berhubungan dengan data riil atau rincian percobaan yang dilakukan. 
3. Harus disadari bahwa pembaca (dan dosen pembimbing atau penguji) umumnya tidak tahu secara rinci apa yang Anda lakukan. Untuk itu penulisan laporan harus lengkap. Jika Anda melakukan pengambilan data, harus dituliskan secara lengkap data apa saja yang diambil, cara pengambilan data, dan lain-lain. 
4. Isi suatu subbab hanya bagan alir. Pada tahap perancangan, merupakan hal wajar untuk menyatakan perancangan yang dibuat dengan suatu diagram alir (contoh perancangan proses). Dalam diagram alir ini dijelaskan bagaimana alur proses perhitungan dilakukan. Akan tetapi sekali lagi harus diingat bahwa pembaca umumnya bukan orang mengetahui dengan detil cara kerja metode yang digunakan. Oleh karena itu kalau yang ditulis hanya diagram alir saja, maka pastilah pembaca akan kebingungan. Apalagi kalau diagram alir, seharusnya dijelaskan apa yang terjadi dalam diagram alir tersebut. Jadi jangan mengisi suatu subbab hanya dengan satu atau beberapa diagram alir saja. Beri penjelasan agar pembaca dapat lebih mudah memahaminya.
5. Pembuatan perancangan form yang di ambil dari capture program, memang benar bahwa desain form yang tertulis pada bab sebelumnya harus sama dengan form yang dibentuk dari program. Akan tetapi meng-capture tampilan program untuk ditulis di bab perancangan merupakan hal yang salah. Ingatlah asumsi bahwa isi bab perancangan tersebut ditulis sebelum Anda membuat program (meskipun kenyataannya tidak). Jadi buatlah perancangan dengan perangkat lunak semacan visio atau word, disertai tombol-tombol penting yang ada dalam form yang ditampilkan, antara lain: apa guna form tersebut, menu atau button apa saja yang ada di dalamnya (dan apa fungsinya), dan lain-lai. Kalau form cukup banyak, jelaskan juga ralasi antar form.

• Implementasi Sistem

Bagian ini berisi penerapan rancangan yang dibuat dalam suatu program. Bagilah subbab ini menjadi beberapa bagian terpisah sesuai yang ada dalam program. Ada beberapa kesalahan yang sering dibuat mahasiswa dalam melaporkan bagian implementasi (Maria Polina, A. & Jong Jek Siang, 2005): 

Menuliskan hampir semua listing programnya. 

Memang benar bahwa laporan harus lengkap. Tetapi listing semua program sebenarnya sudah ada dilampiran. Hanya saja prosedur atau bagian program yang vital ditampilkan disini agar pembaca yang ingin mengetahui listing programnya tidak harus kebingungan membaca seluruh listing program di lampiran. Dengan menuliskan semua isi program dalam bab ini, maka akan terjadi duplikasi dengan lampiran. Potongan program yang tidak perlu ditulis disini adalah bagian yang sudah umum dilakukan, seperti listing pembuatan form (yang sebenarnya listingnya tidak dibuat oleh pemrogram), listing program untuk membuka atau menyimpan dari dan ke file, menampilkan data dan gambar, dan lain-lain. 

Potongan program yang harus ditulis adalah yang penting dan bersifat spesifik di tugas akhir, seperti algoritma yang digunakan dan lain-lain. Sebagai contoh, dalam tugas akhir pembuatan game othelli atau reverse, dituliskan potongan program untuk mencari kemungkinan langkah, penentuan langkah yang diambil, penghitungan skor, dan lain-lain. Umumnya masing-masing bagian tersebut dibuat dalam satu atau beberapa prosedur. Jika listing program untuk suatu prosedur terlalu panjang, bagilah menjadi beberapa bagian.

Isi suatu subbab hanya potongan progam. 

Seperti halnya dalam pembuatan bagan alir, isi suatu subbab tidak boleh hanya berupa potongan program tanpa penjelasan. Pembaca akan bingung memahami alur logika pembuat program. Apalagi kalau nama variabel yang digunakan tidak standard. Bayangkan bagaimana cara Anda mengerti isi program jika hanya diberikan potongannya. Oleh karena itu, sebelum (atau sesudah) menulis potongan programnya, lebih dulu jelaskanlah prinsip kerjanya. Apa saja yang dilakukan dan bagaimana caranya. Kalau perlu jelaskanlah pula isi variabel yang penting supaya memudahkan pembaca unutk menelusiri langkah yang dikerjakan.

• Hasil dan Pembahasan

• Hasil Penelitian 

Dalam bagian ini, secara sistematis capture tampilan perangkat lunak yang Anda buat. Tentu saja tidak perlu semua form yang ada di perangkat lunak Anda capture. Cukup form yang penting-penting saja. Form yang sudah umum dibuat seperti form untuk memilih berkas yang disimpan atau ditampilkan, form about, dan lain-lain tidak perlu di-capture. Seperti juga pada bagian perancangan dan implementasi, untuk setiap form yang Anda capture, hendaknya Anda beri penjelasan agar pembaca tidak kebingungan. Jika form yang di capture merupakan form masukan, data masukan apa yang harus diberikan. Jika form adalah hasil iterasi atau keluaran, jelaskan apa arti keluaran yang ditunjukkan di dalamnya.

Setiap form masukan yang di capture hendaknua diisi dengan data (bukan form yang kosong). Jika tugas akhir yang dibuat melibatkan komputasi, memuat banyak iterasi atau implementasi algoritma yang langkah penyelesaian manualnya Anda tulis di bab sebelumnya, isikan data yang sama persis dengan yang anda pakai di bab tersebut pada semua form masukan. Lalu capture juga form keluaran. Hal ini bertujuan untuk menunjukkan bahwa keluaran program Anda sama dengan dasar teori yang Anda pakai di bab tersebut.

• Pembahasan atau Analisis

Setelah hasil penelitian berupa perangkat lunak Anda jelaskan, langkah berikutnya adalah melakukan analisis terhadap semua yang sudah Anda pelajari dan implementasikan. Apa yang tertulis dibagian ini harus menjawab pemasalahan dan tujuan yang Anda tuliskan di bab pertama. Setelah Anda memperoleh hasil analisis, laporkanlah secara sistematis, ringkas, padat, dan terarah sehingga pembaca dapat membacanya secara cepat dan mudah. Gunakan tabel dan grafik yang sesuai sebagai alat bantu meringkas hasil. Jangan sekali-sekali menggunakan kalimat yang panjang lebar untuk menjelaskan hasil percobaan karena hasil yang diperoleh umumnya berupa hasil numerik. Penjelasan dengan kalimat biasanya justru semakin membingungkan.

Sebagai contoh,jika di bab pertama Anda menulis tujuan adalah membandingkan metode mean dan median filtering untuk mengaburkan citra, pada bagian inilah Anda melakukan pembandingan tersebut. Jelaskan data atau citra yang Anda gunakan sebagai alat pembandingan, serta jelaskan pula hasil yang Anda peroleh. Memang harus diakui bahwa apa dan seberapa dalam yang perlu dibahas atau dianalisa sangat bergantung dari judul tugas akhir. Judul yang berupa perbandingan, komputasi, atau implementasi algoritma pada kasus riil biasanya akan memunculkan banyak analisis. Tugas akhir yang berhubungan dengan sistem informasi atau game hanya memerlukan sedikit analisis. Tetapi bagaimanapun juga pembahasan tetap harus dibuat setelah Anda berkali-kali mencoba programnya.

Kemampuan logika dan abstraksi mahasiswa akan tampak dari bagaimana ia melakukan analisis dan melaporkannya. Jika pembahasan di bab empat bagus, dapat dipastikan kesimpulan yang dibuat akan bagus pula. Tetapi jika analisisnya jelek (atau tidak melakukan analisis sama sekali), pastilah kesimpulannya juga buruk dan acapkali tidak menjawab permasalahan penelitian. Kesalahan yang kadang dilakukan dalam membuat analisis adalah sebagai berikut (Howard, K. and Sharp, J.A. 2003):

1. Tidak ada pembahasan. Isi bab empat semata-mata hanyalah capture tampilan programnya sudah berjalan dan menghasilkan keluaran yang sama dengan apa yang tertulis dilandasan teori, maka selesailah sudah. Pendapat ini salah. Program yang sudah dibuat harus dikaji, dicoba berulang-ulang pada berbagai kasus, dan dianalisa. Mahasiswa yang mengerjakan proyek tugas akhirnya terlalu mepet dengan deadline biasanya juga tidak melakukan analisis sama sekali karena ia tidak memiliki waktu lagi untuk membuat laporan yang baik. Akibatnya ia kebingungan untuk menulis kesimpulan. Kesimpulan yang muncul merupakan kesimpulan yang lemah, tidak mejawab permasalahan, bahkan yang ditulis dikesimpulan sebenarnya bukan kesimpulan, merupakan penjelasan program atau algoritma. 
2. Analisis tidak sesuai atau tidak menjawab tujuan penelitian. Tujuan melakukan analisis adalah untuk menjawab permasalahan yang dinyatakan di bab satu. Kadangkala mahasiswa tidak fokus dalam melakukan analisis. Apa yang dibahas tidak ada hubungannya dengan tujuan. Justru apa yang ditulis di tujuan tidak dibahas sama sekali. Sebagai contoh dalam judul: Aplikasi Back Propagation untuk Pencocokan Sidik Jari, tujuan yang dituliskan adalah untuk menguji apakah model Back Propogation dapat dipakai untuk melakukan pencocokan sidik jari. Tetapi analisis hanya mambahas tentang waktu proses menggunakan Back Propagataion. Memang benar umumnya model jaringan syaraf tiruan memiliki waktu proses yang lama (sehingga sering dianalisis). Jka mula-mula dibahas tentang berapa % pola yang dapat dikenali, baru kemudian sebagai tambahan dibahas waktu proses, analisis menjadi bagus. Tetapi kalau yang dibahas hanya waktu saja, jelas hal tersebut menyimpang dari tujuan semula. Analoginya adalah ketika seseorang memproses tanaman tebu. Akan sangat bagus jika setelah diperoleh gula, kemudian dibahas bagaimana memanfaatkan sisanya untuk menghasilkan alkohol. Tetapi kalau yang dilakukan hanya bagaimana memperoleh alkoholnya saja, jelas menyimpang dari tujuan semula memproses tebu.
3. Analisis tidak lengkap. Kasus ini mirip dengan apa sudah dibahas sebelumnya. Hanya saja dalam hal ini mahasiswa melakukan analisis seperti yang ada dalam tujuan tetapi tidak semuanya. Misalnya dalam bab satu tugas akhir: Perbandingan Teknik Mean dan Median Filtering untuk Mengaburkan Citra, dituliskan ada 2 perbandingan yang dilakukan yaitu dalam kecepatan dan tingkat kekaburan. Jika hanya dilakukan salah satu analisisnya saja, maka analisis tersebut belum lengkap. Apabila memang anda benar-benar mengalami kesulitan untuk melakukan semua analisis yang tercantum di bab satu yang tentunya sesuai dengan proposal, cobalah berkonsultasi dengan pembimbing apakah mungkin menghilangkan analisis yang tidak mampu Anda lakukan. 
4. Analisis kurang tajam atau kurang terarah. Percobaan dan analisis yang dilakukan seharusnya secara sistematis akan konvergen ke kesimpulan. Tetapi kadangkala mahasiswa hanya melakukan percobaan secara random saja. Akibatnya, hasil yang diperoleh tidak mengarah kekesimpulan apapun. Ini sering terjadi kalau ada beberapa hal yang akan dicapai atau ada beberapa parameter tertentu. Untuk mengatasi hal itu, cobalah fokuskan perhatian pada salah satu hal yang akan dicapai atau salah satu parameter yang akan dicoba. Lakukan percobaan hanya dengan mengubah-ubah parameter yang dicoba tersebut. Sebagai contoh, dalam judul: Penyelesaian Masalah TSP Dengan Algoritma Genetika, ada beberapa hal yang mungkin ingin dianalisis seperti berapa probabilitas mutasi dan probabilitas kawin silang (cross over) yang paling optimal, berapa jumlah generasi, dan lain-lain. Mahasiswa yang tidak terarah analisisnya akan mencoba-coba secara random. Akibatnya, ia memiliki banyak data hasil percobaan, tetapi sulit menentukan kesimpulannya. Agar lebih terarah, sebaiknya fokuskan dulu pada salah satu hal yang ingin dicapai. Misalnya ingin menentukan probabilitas mutasi yang paling optimal. Kemudian mencoba program berkali-kali dengan mengubah-ubah probabilitas mutasi (graf dan semua parameter lain dibuat tetap). Mulailah dengan probabilitas 0,1 kemudian 0,2… hingga 0,9. Kemudian ulangi lagi dengan graf lain (misalnya jumlah titiknya ditambah). Setelah selesai, buat grafik garis dengan sumbu-x sebagai nilai probabilitas mutasi dan sumbu-y sebagai nilai fitness. Dari grafik akan tampak pada probabilitas berapa diperoleh nilai fitness terbaik.
5. Pelaporan tidak terstruktur. Kasus ini agak jarang terjadi karena mahasiswa yang sudah melakukan analisis dengan baik biasanya memiliki daya abstraksi yang baik dan pola pikirnya terstruktur sehingga laporannya pun juga terstruktur dengan baik. Agar struktur analisis tampak jelas, bagilah menjadi beberapa subbab. Missal subbab 4.2.1 berisi tentang analisis ukuran berkas, subbab 4.2.2 tentang analisis jenis berkas, dan seterusnya.

• Kesimpulan 

Kesimpulan hendaknya dibuat secara kritis dan terarah. Minimal, kesimpulan harus menjawab permasalahan dan tujuan yang dijabarkan pada bab 1. Kesimpulan akan bagus dan tajam akan dengan mudah dibuat jika uraian dan analisis dalam bab 4 juga bagus karena beberapa kesimpulan utama umumnya merupakan rangkuman dari apa yang ditulis secara panjang lebar di bagian pembahasan bab 4. Sebagai contoh, dalam skripsi ‘Perbandingan Teknik Mean Filtering dan Median Filtering Untuk Mengaburkan Citra’ mungkin diperoleh kesimpulan:

1. Proses pengaburan citra dengan mean filtering 76% lebih cepat dibandingkan median filtering. Lamanya proses dalam median filtering disebabkan karena selalu harus dilakukan pengurutan nilai intensitas piksel di sekitarnya.
2. Tingkat kekaburan yang dihasilkan oleh median filtering untuk matriks spatial yang sama lebih tinggi dibandingkan mean filtering.
3. Semakin besar ukuran matriks spatial yang dipakai, semakin tinggi pula tingkat kekaburan citra yang dihasilkan.

Kesimpulan harus merupakan sesuatu yang tidak dapan Anda katakan apabila Anda tidak membuat, mencoba, dan menganalisis program. Kesimpulan tidak boleh sekedar mengatakan Program berjalan dengan baik. Contoh-contoh kesimpulan yang salah (sehingga sering ditanyakan sewaktu sidang tugas skhir) antara lain (Maria Polina, A. & Jong Jek Siang, 2005):

1. Kesimpulan yang hanya berupa penjelasan tentang proses. 

Penjelasan tentang proses yang terjadi seharusnya dimasukan ke bagian perancagan atau implementasi, bukan pada kesimpulan. Misalnya pada tugas akhir berjudul: Pembuatan Kamus Elektronika Dengan Menggunakan Pencarian Biner, contoh kesimpulan yang salah adalah: 1. Sebelum melakukan pencarian, pemakai harus memasukkan kata kunci terlebih dahulu. 2. Sebelum melakukan proses pencarian kata, data diurutkan terlebih dahulu. Kesimpulan tersebut salah karena kata yang akan dicari terjemahannya memang seharusnya dimasukkan. Itu bagian dari proses pencarian. Bukan kesimpulan. Kesimpulan yang lebih baik adalah: Proses pencariaan biner akan mempercepat pencarian karena pencarian tidak harus dilakukan sekuensial.

• Kesimpulan tidak didasari atas percobaan tetapi berdasarkan pikiran atau hasil percobaan yang tidak dituliskan.

Pada tugas akhir pembuatan kamus elektronika di atas, kesimpulan: Proses berjalan dengan cepat. Juga merupakan kesimpulan yang kurang kuat kalau tidak ada data percobaan yang mendukungnya. Mungkin mahasiswa sudah mencobanya berulang-ulang dan merasa pencariannya cepat. Tetapi kalau hasil percobaan tidak dituliskan secara lengkap, kesimpulan seperti itu dianggap hanya perasaan saja dan tanpa dasar. Kesimpulan akan lebih tajam kalau dituliskan: Berdasarkan percobaan yang dilakukan, kecepatan rata-rata pencarian data kamus elektronik dengan pencarian biner adalah 5,7ms.

• Kesimpulan berupa hal-hal yang sudah dapat diketahui kebenarannya tanpa harus membuat program atau tentang hal-hal yang sudah semestinya terjadi.

Sebagai contoh perhatikan kesimpulan yang salah berikut ini:

• Program dapat berjalan dengan baik.
• Program dapat menampilkan kata bahasa Inggris yang dicari padanannya.
• Metode vogel adalah metode yang digunakan untuk membuat penyelesaian awal masalah transportasi.
• Untuk memperoleh hasil akhir, program melakukan iterasi berulang-ulang.

Kesimpulan-kesimpulan tersebut salah karena merupakan sesuatu yang sudah sewajarnya terjadi, kesimpulan akan lebih baik jika dituliskan (kalau memang dilakukan pengetesan):

• Fasilitas X yang disediakan dalam program mampu mengatasi penumpukan data sehingga program tetap dapat berjalan dengan baik meskipun terjadi redundansi data.
• Untuk menampilkan semua kemungkinan padanan kata yang diinginkan, program tetap harus melakukan iterasi hingga data terakhir dan tidak berhenti setelah data ditemukan.
• Penyelesaian awal masalah transportasi dengan metode Vogel tidak perlu disimpan dengan array 2 dimensi, tetapi cukup dengan 2 buah array 1 dimensi saja.

• Ucapan Terima Kasih, Daftar Pustaka dan Lampiran 

• Ucapan Terima Kasih

Bantuan yang diperoleh oleh pihak lain disebutkan dalam bagian ini. Biasanya, orang yang membantu penelitian dengan mengumpulkan kuesioner, berperan sebagai penghubung, membantu analisis data, dan sebagainya, disebutkan dan diberi ucapan terimakasih. Organisasi dan para anggotanya menerima ucapan terima kasih atas fasilitas yang telah diberikan dan merespons survei. Tentu sekarang mudah dimengerti, berdasarkan ragam informasi yang dicakup dalam laporan, mengapa penting untuk memiliki judul dan subjudul yang tepat. Hal tersebut membantu pembaca memahami laporan dengan lancar, mudah, dan cepat, sementara margin lebar di semua sisi membantu pembaca untuk menandai pokok tertentu atau mencatat, kapan pun dianggap perlu, sambil mereka membaca laporan.

• Daftar Pustaka

Datar pustaka yang disebutkan dalam tinjauan literatur dan di tempat lain dalam laporan akan ditampilkan pada halaman baru setelah bagian ucapan terima kasih. Format referensi telah dibahas dan diilustrasikan dalam bab sebelumnya. Catatan kaki, jika ada dalam teks, direferensi apa secara terpisah ditulis pada akhir laporan, atau di bawah halaman di mana catatan kaki muncul.

• Lampiran

Lampiran, yang tampil terakhir, merupakan tempat yang tepat untuk bagan organisasi, kliping surat kabar, atau bahan lain yang mendukung teks laporan, rincian narasi kata demi kata wawancara dengan responden, dan lainnya yang akan membantu pembaca memahami teks. Lampiran juga harus memuat salinan kuesioner yang disebarkan kepada responden. Jika terdapat beberapa lampiran, mereka dapat diterangkan sebagai Lampiran A, Lampiran B, dan seterusnya, serta dilabeli dengan tepat. 

• Kesalahan-Kesalahan yang Sering Dibuat

Berdasarkan pengalaman, ada beberapa kesalahan yang sering dibuat mahasiswa ketika menulis laporan tugas akhirnya. Berikut ini adalah kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan dan cara penanganannya.

• Menyalin kalimat dari buku teks

Laporan skripsi harus ditulis oleh mahasiswa dengan kata-kata sendiri dan bukan dari buku teks (kecuali definisi, rumus atau pendapat orang lain yang harus dikutip). Arti dan garis besar kalimat boleh sama dengan buku teks, tetapi dengan kalimat yang dibuat sendiri. Hal yang lebih parah lagi adalah jika salinan tersebut berasal dari beberapa buku yang berbeda-beda. Alinea atau kalimat pertama disalin dari suatu buku dan alinea atau kalimat berikutnya disalin dari buku yang lain. Akibatnya aliran kalimat terasa melompat-lompat dan janggal, istilah yang digunakan menjadi beganti-ganti (meskipun istilah itu menunjukan kepada hal yang sama).  Terdapat perbedaan gaya tulisan yang nyata antara tulisan dalam buku teks dengan laporan tugas akhir. Menyalin kalimat dari buku teks mengakibatkan gaya tulisan yang salah. Selalu gunakan ide dan kalimat sendiri! Apabila memang harus disalin dari buku teks (misalnya rumus atau definisi), tuliskan sumbernya dan kutiplah secara hati-hati agar tidak betentangan dengan apa yang ada dalam tugas akhir.

• Meniru laporan tugas akhir teman yang sudah lulus

Kadang-kadang mahasiswa mengambil jalan pintas dengan cara menyalin bagian-bagian tertentu dari laporan temannya yang sudah lulus. Dalam pemikirannya, laporan tersebut sudah pasti benar karena mahasiswa yang bersangkutan sudah lulus. Asumsi ini tidak sepenuhnya benar. Teman Anda mungkin lulus karena programnya benar, tetapi mungkin cara laporannya tidak baik. Dengan menyalin milik orang lain, berarti ciri atau gaya tulisan penulis yang sebenarnya akan hilang. Bahkan mungkin saja apa yang ditulis mahasiswa yang sudah lulus tersebut salah atau mempunyai kondisi yang berbeda. Be yourself! Beranilah berbeda dengan orang lain. 

• Kata atau kalimat tidak mengikuti sintaks bahasa Indonesia.

Agar laporan tugas akhir dapat dibaca dengan baik, laporan tersebut harus mengikuti sintaks bahasa Indonesia. Dalam bahasa Indonesia, suatu kaliamt terdiri dari subyek – predikat – obyek – (keterangan). Seringkali kalimat yang ditulis mahasiswa tidak bisa dibaca karenya hanya terdiri dari subyek atau keterangan saja, meskipun kalimatnya sangat panjang. Sebagai contoh, perhatikanlah kalimat berikut ini: program menggunakan bahasa Visual Basic yang merupakan bahasa tingkat tinggi dengan tingkat ketelitian yang memadai. Kalimat-kalimat tersebut tidak mengikuti sintaks bahasa Indonesia karena hanya terdiri dari subyek (meskipun panjang). Mungkin apa yang ada dibenak penulis benar, tetapi cara mengatakannya salah. Dengan sedikit perubahan, kalimat-kalimat tersebut dapat diubah menjadi kalimat yang benar: program dibuat dengan menggunakan bahasa Visual Basic, yang merupakan bahasa tingkat tinggi dengan tingkat ketelitian yang memadai.

• Memperpanjang bagian pendahuluan dan teori

Ada sebagian mahasiswa berpendapat bahwa semakin tebal laporan tugas akhirnya, semakin bagus dan tinggi pula nilai yang akan didapatnya. Untuk keperluan itu, maka mahasiswa yang bersangkutan berusaha memperpanjang bab pendahuluan atau teori (atau bab lain yang mudah diperpanjang). Pendapat ini jelas tidak benar. Dalam laporan tugas akhir, yang dilihat adalah isi tulisan, dan bukan tebalnya laporan. Isi suatu kado jauh lebih penting daripada besarnya kotak yang membungkusnya. Bahkan sebaliknya, kadang-kadang laporan yang terlalu tebal karena bertele-tele akan membosankan.

• Pemakaian istilah asing

Dalam ilmu eksakta sering dijumpai suatu kata dalam bahasa asing. Kadang-kadang belum diterjemahkan secara baku, kata-kata dalam bahasa Indonesia dapat digunakan secara langsung tanpa harus menyebut kata aslinya. Jika belum diterjemahkan secara baku, tuliskanlah kata dalam bahasa Indonesia beserta dengan kata asingnya pada pemakaian yang pertama kali. Pada pemakaian selanjutnya, kata tersebut dituliskan dalam bahasa Indonesia saja dan jangan dalam bahasa asing. Apalagi menuliskannya dalam bahasa Indonesia dan bahasa asing berganti-ganti. Sedapat mungkin hindari pemakaian kata ganti orang (kami, kita, dan lain-lain). Caranya adalah dengan mengubah kalimat mula-mula menjadi kalimat pasif.

• Menunjukkan gambar, tabel, atau persamaan 

Jika dalam laporan terdapat banyak gambar atau tabel, gambar atau tabel hendaknya diberi nomor. Untuk setiap gambar dan tabel yang dibuat, harus ada bagian teks yang merujuknya. Untuk menunjuk gambar dan tabel, gunakan nomor gambar dan tabel tersebut. Jadi, kalimat: dapat dilihat gambar dibawah ini. Sebaiknya diganti dengan: dapat dilihat pada gambar 3.2 misalnya.

• Isi tulisan sulit dibaca

Mahasiswa yang tidak biasa menulis kadang-kadang membuat kalimat yang ruwet, berbelit-belit dan sulit dipahami maksudnya sehingga dosen pembimbing harus berkutat untuk mengerti apa yang dimaksud mahasiswa dengan kalimat tersebut. Akibatnya pembimbing menjadi jengkel, frustasi, dan malas mengoreksi sehingga mahasiswa berkali-kali diminta revisi laporannya. Atau sebaliknya karena begitu jengkelnya, pembimbing mendiamkan saja sehingga menjatuhkan mahasiswa sewaktu sidang tugas akhir. Jika Anda termasuk mahasiswa yang sulit membuat kalimat yang baik, sebaiknya sebelum Anda menyerahkan laporan ke dosen pembimbing, terlebih dahulu mintalah seorang teman (yang kemampuan berbahasanya baik) untuk membaca dan mengoreksi. Hal ini akan membantu Anda mendapatkan kesan yang baik dari dosen pembimbing. Kualitas mahasiswa sedikit banyak ditandai dari hasil tulisannya. Isi dan cara penulisan yang baik menunjukkan bahwa mahasiswa yang bersangkutan mampu berfikir kritis, logis, sistematis, dan dapat menuangkan isi pikirannya ke dalam kata-kata yang baik dan benar. 

• Presentasi Lisan

Pada umumnya, organisasi dan pengajar di kelas memerlukan sekitar 20 menit presentasi lisan proyek penelitian, yang diikuti dengan sesi tanya jawab. Presentasi lisan membutuhkan perencanaan yang matang. Bayangkan bagaimana sebuah penelitian yang dilakukan lebih dari beberapa bulan harus dipresentasikan dalam dalam waktu 20 menit kepada audiens secara langsung. Mereka yang belum membaca laporan sama sekali, atau paling banyak hanya membaca sekilas, harus diyakinkan bahwa rekomendasi dalam laporan akan benar-benar terbukti bermanfaat untuk organisasi. Semua itu harus dilakukan secara efektif hanya dalam beberapa menit.

Tantangannya adalah menjelaskan aspek-aspek penting dari penelitian dengan cara yang semenarik mungkin bagi audiens, sambil tetap memberikan informasi statistik dan kuantitatif, yang mungkin membuat banyak audiens merasa bosan. Stimulasi yang berbeda (overhead, slide, grafik gambar, tabel, dan lain-lain) harus ditampilkan secara kreatif kepada audiens untuk mempertahankan minat dan ketertarikan mereka sepanjang presentasi. Agar semua hal tersebut dapat memungkinkan, waktu dan usaha harus benar-benar dimanfaatkan dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian, dan latihan presentasi. Slide, overhead, grafik, bagan, handout─semua dalam ukuran besar, dicetak tebal, dan lebih baik berwarna─membantu presenter untuk mempertahankan minat dan keterkaitan audiens. Hal tersebut juga membantu presenter membahas dan menjelaskan proyek penelitian secara koheren tanpa perlu membaca dari catatan yang disiapkan (Uma Sekaran, 2006).

Faktor yang tidak relevan pada laporan tertulis, seperti cara berpakaian, kelakuan, sikap, modulasi suara, dan semacamnya, memberikan nilai tambah dalam presentasi lisan. Berbicara secara jelas, dapat didengar, tanpa gaya yang mengganggu, dan pada kecepatan yang tepat agar mudah dipahami audiens adalah penting untuk mempertahankan perhatian mereka. Memvariasikan panjang kalimat, menjaga kontak mata, variasi nada dan modulasi suara serta tingkat aliran informasi membuat semua perbedaan untuk daya penerimaan audiens. Menggunakan catatan kecil yang rapih untuk presentasi membantu kelancaran transisi selama presentasi. Jadi, isi presentasi dan cara penyampaian harus direncanakan secara rinci. Tujuan presentasi lisan adalah untuk menggarisbawahi penemuan-penemuan yang sangat penting dan untuk menyediakan kesempatan untuk menjelaskan isu-isu yang tidak jelas kepada klien-klien atau manajer proyek teknologi informasi dengan menjawab pertanyaan mereka. 

• Menentukan Isi Presentasi

Karena banyak materi yang harus disampaikan, mungkin hanya dalam presentasi 20 menit, menjadi perlu untuk menentukan poin yang difokuskan dan kepentingan yang ada pada masing-masing. Mengingat audiens hanya menyerap sebagian kecil dari semua yang mereka dengar, maka penting bagi presenter untuk menentukan poin yang akan disampaikan kepada audiens, dan kemudian mengatur presentase yang sesuai. Tentu saja masalah yang diteliti, hasil yang diperoleh, kesimpulan yang ditarik, rekomendasi yang dibuat, dan cara implementasinya merupakan minat utama anggota organisasi, dan perlu ditekankan dalam presentasi. Aspek desain penelitian, rincian sampel, metode pengumpulan data, rincian rancangan program, implementasi program, rincian analisis data, dan semacamnya, bisa ditanyakan pada sesi tanya jawab oleh peserta yang berminat.

Tetapi, bergantung pada  jenis audiens, mungkin menjadi perlu untuk memberi lebih banyak tekanan pada aspek analisis data. Misalnya jika presentasi dilakukan dihadapan sekelompok ahli statiska perusahaan, atau dalam kelas metode penelitian, analisis data dan hasil lebih banyak waktu dari pada jika proyek dipresentasikan kepada sekelompok manajer yang ketertarikan utamanya adalah solusi masalah dan implementasi rekomendasi. Jadi, waktu dan perhatian yang diberikan untuk berbagai komponen penelitian akan membutuhkan penyesuaian, tergantung pada audiens.

• Alat Bantu Peraga

Grafik, bagan, dan tabel membantu menjelaskan poin-poin yang ingin kita buat lebih cepat dan efektif, sesuai pribahasa bahwa sebuah gambar sebanding dengan seribu kata. Alat bantu peraga memberikan stimulus yang memikat panca indra sehinga memperpanjang perhatian audiens. Teknologi Power Point modern memungkinkan untuk menghasilkan warna pada grafik pada komputer pribadi dan diproyeksikan ke layar. Slide, transparasi, flip chart, papan tulis, dan bahan handout juga membantu audiens dengan mudah mengikuti poin kunci dari pembicara. Pilihan instrumen peraga spesifik untuk presentasi akan tergantung, di antaranya ukuran ruangan, ketersediaan layar yang baik untuk proyektor, dan batasan biaya untuk menggunakan instrumen eraga yang canggih. Semua instrumen peraga harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dilihat dari sisi terjauh ruangan presentasi. Peraga yang besar dan mudah dibaca dengan huruf tebal berukuran besar membantu audiens untuk fokus pada presentasi. Alat peraga yang menampilkan perbandingkan dua sisi dari keadaan yang akan dicapai dan keadaan sekarang lewat grafik atau diagram pie membuat poin-poin tersebut jauh lebih kuat daripada penjelasan verbal yang panjang lebar dan sulit.

1. Melakukan Presentasi

Presentasi yang efektif juga merupakan fungsi dari seberapa santai presenter. Pembicara harus menjaga kontak mata dengan audiens, berbicara dengan cara yang dapat didengar dan dipahami, serta  peka terhadap reaksi nonverbal audiens. Ketaatan penuh pada jangka waktu dan konsentrasi pada poin yang diminati audiens merupakan aspek penting dalam presentasi (Dermawan Wibisono, 2003). Memperlihatkan kegelisahan yang  berlebih selama presentasi, kehilangan kata-kata, meraba-raba catatan audiovisual, berbicara tetapi tidak dapat didengar dan atau dengan kelakuan yang mengganggu, penyimpangan dari fokus utama penelitian,dan melebihi batas waktu merupakan hal-hal yang mengurangi keefektifan presentasi. 

Kita juga tidak boleh mengabaikan pentingnya kesan yang muncul dibenak audiens karena cara berpakaian, setiap tubuh, gaya, dan kepercayaan diri yang ditunjukkan pembicara. Hal sederhana seperti menutup materi pada peraga sampai saatnya ditunjukan, dan modulasi suara, membantu memuaskan perhatian audiens pada pembahasan. Ucapan pembukaan menjadi penarik perhatian awal audiens. Aspek tertentu, seperti masalah yang diteliti, temuan, kesimpulan yang ditarik, rekomendasi yang dibuat dan implementasinya, merupakan aspek penting presentasi. Pembicara sebaiknya mengulangi poin-poin tersebut sekurangnya tiga kali di awal, sekali ketika masing-masing bidang dijelaskan, dan terakhir ketika merangkum dan menyimpulkan presentasi.

Seperti pada laporan tertulis, kunci presentasi lisan yang efektif adalah adaptasi pada audiens. Memberikan pidato formal Selama satu jam ketika yang dibutuhkan adalah diskusi selama 10 menit atau sebaliknya, mencerminkan kesan buruk pada presenter maupun laporannya. Isyarat tubuh ketika melakukan presentasi juga dapat membantu penyampaian pesan dan membuat presentasi lebih menarik untuk diikuti. Berikut ini adalah beberapa teknik untuk melakukan isyarat tubuh (Dermawan Wibisono, 2003): 1. Bukalah tangan Anda untuk menyambut audiens. Posisi lengan berada di antara pinggang dan pundak. 2. Letakkan tangan Anda di kedua sisi badan ketika tidak dipergunakan. 3. Hindari isyarat tubuh yang cepat karena akan membuat Anda kelihatan gugup. 4. Variasikan isyarat tubuh yang Anda lakukan. Kadang-kadang pergunakanlah kedua belah tangan secara bergantian, kadang-kadang gunakanlah bersamaan atau tidak digunakan sama sekali. 5. Jangan terlalu banyak menggunakan isyarat tubuh.

• Menjawab Pertanyaan 

Peneliti berkelanjutan dan terkonsentrasi atas topik penelitian selama periode waktu tertentu membuat presenter lebih menguasai proyek tersebut dibanding audiens. Karena itu, tidak akan sulit untuk menjawab pertanyaan dari peserta dengan keyakinan dan sikap tenang. Penting untuk tidak bersikap defensif ketika pertanyaan yang diajukan tampaknya menemukan kesalahan dalam beberapa aspek penelitian. Keterbukaan terhadap saran juga membantu, seandainya audiens pada saat itu mencetuskan beberapa ide atau rekomendasi yang sangat baik yang mungkin saja tidak terpikirkan oleh peneliti. Ide semacam itu harus diterima dengan ramah. Bila pertanyaan atau saran dari audiens ternyata buruk, paling baik untuk menerimanya tanpa menghakimi.

Sesi tanya jawab, jika ditangani dengan baik, memberi audiens penasaran terlibat dan puas. Keininan bertanya harus didorong dan direspon denagn penuh perhatian. Sesi tanya jawab interaktif ini memberikan pengalaman yang menyenangkan, baik bagi audiens maupun presenter. Seperti sudah kita lihat, presentasi selama 20 menit dan sesi tanya jawab singkat setelahnya memerlukan perencanaan matang, antisipasi terhadap keingintahuan audiens, persiapan psikologis, dan keterampilan manajemen yang baik. Pelaporan harus dilakukan dengan jujur dan terus terang. Adalah tidak etis jika tidak melaporkan temuan yang tidak menyenangkan bagi sponsor atau yang  mencerminkan keburukan pihak manajemen. Seperti disarankan sebelumnya, adalah mungkin untuk bersikap bijaksana dalam mempresentasikan temuan semacam itu tanpa menyembunyikan atau mengubah informasi untuk menyenangkan sponsor. Penelitian internal, khususnya, harus menemukan cara memperesentasikan informasi yang tidak populer secara bijak.

• Evaluasi dan Penulisan Ulang Laporan

Sangat jarang seorang penulis professional tidak melakukan revisi ekstensif. Semua penulis yang baik melakukan revisi dengan tekun, banyak penulis hebat yang merevisi hampir tiada hentinya. Victor Hugo merevisi sebuah novel 11 kali, Hemingway menulis kembali halaman terakhir dari A Farewell to Arms 39 kali, Thomas Jefferson menghabiskan 18 hari menulis dan menulis kembali Declaration of Independence, dan Voltaire sering menghabiskan sepanjang malam merangkai sebuah kalimat. Ketika kita membaca karya mereka, kelihatan bahwa semua bagian berhubungan secara alami, tetapi kealamian tersebut diperoleh sebagai hasil akhir dari penulisan kembali secara hati-hati. 

Tujuan penulis laporan memang berbeda dengan tujuan novelis, penyair atau pendeklarasi, tetapi alat untuk merevisi draft menjadi hasil akhir adalah sama bergunanya. Kunci untuk merevisi secara efektif adalah objektivitas. Dalam menulis first draft, tantangan utama adalah menahan sisi kritikal dan berusaha kreatif. Dalam merevisi, tugasnya adalah melihat kembali pekerjaan sebagai seorang auto-editor. Perasaan seperti “itu punyaku, dan mengubahnya adalah bagaikan tamparan di wajahku” atau “aku tak pernah punya akal untuk keluar dari kekacauan ini” keduanya bisa muncul. Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan objektivitas adalah mengesampingkan dulu firs draft tersebut untuk sementara waktu sebelum merevisinya (Hussein Umar, 2006). 

Bagaimana melakukan revisi? Apa yang diperhatikan? Cara yang terbaik untuk belajar adalah mencoba sensitive terhadap kualitas tulisan yang Anda temukan. Tirulah yang bagus dan hindarilah yang jelek dalam tulisan Anda sendiri. Meskipun demikian, para penulis menyarankan untuk Ringkas, jelas, dan padat. Seringkali orang-orang yang membaca saran demikian tidak merasakan kegunaannya. Ini seperti diberitahukan untuk “Berani, bagus, dan bahagia”. Tidak ada yang meragukan keinginan terhadap ketiga hal tersebut. Daftar kriteria untuk merevisi merupakan sebuah usaha untuk mengatasi ketidakjelasan tersebut. Terdapat empat kriteria umum untuk pengecekan yaitu (Dermawan Wibisono, 2003): keterbacaan (readibility), ketepatan (correctness), kesesuaian (appropriateness) dan pemikiran (thought). Kriteria-kriteria ini dapat dipertimbangkan satu per satu atau secara bersamaan bergantung keinginan dan efektivitasnya menurut penulis itu sendiri.  

Rangkuman

Laporan bisa memiliki tujuan yang berbeda-beda dan karena itu bentuk laporan tertulis akan bervariasi, bergantung pada situasinya. Adalah penting untuk mengidentifiasi tujuan (purpose) laporan, sehingga laporan dapat disesuaikan dengan tujuan tersebut. Jika tujuannya hanya memberikan rincian mengenai suatu bidang spesifik yang diminta oleh seorang manajer, laporan dapat difokuskan secara sangat sempit dan memberikan informasi yang diinginkan manajer dalam format yang ringkas.  Sebaliknya, jika laporan bertujuan untuk menjual ide kepada pihak manajemen, maka laporan tersebut harus lebih rinci dan meyakinkan, misalnya tentang bagaimana ide yang diusulkan tersebut  sebaiknya dipakai karena akan bermanfaat. Dalam hal ini, tekanan akan diarahkan pada pemaparan semua informasi relevan yang didukung dengan data yang sesuai, untuk meyakinkan pembaca agar membeli ide tersebut.

Kesalahan yang sering dibuat dalam membuat laporan penelitian adalah: menyalin kalimat dari buku teks, meniru tugas akhir teman yang sudah lulus, kata atau kalimat tidak mengikuti sintaks bahasa Indonesia yang baik dan benar, memperpanjang pendahuluan dan teori, isi tulisan sulit dibaca, dan penggunaan grafik, tabel, dan gambar yang tidak pada tempatnya. Karena banyak materi yang harus disampaikan, mungkin hanya dalam presentasi 20 menit, menjadi perlu untuk menentukan poin yang difokuskan dan kepentingan yang ada pada masing-masing. Presentasi yang efektif juga merupakan fungsi dari seberapa santai presenter. Pembicara harus menjaga kontak mata dengan audiens, berbicara dengan cara yang dapat didengar dan dipahami, serta  peka terhadap reaksi nonverbal audiens. Ketaatan penuh pada jangka waktu dan konsentrasi pada poin yang diminati audiens merupakan aspek penting dalam presentasi. 

Daftar Pustaka

Berndtsson, M. Jorgen, H. Bjorn, O. 2008. Thesis Projects: A Guide for Student in Computer Science and Information Systems. London: Springer.

Cresswell, John W. 2007. Designing and Conducting Mixed Methods Research. Toronto: Sage Publication. 

Dermawan Wibisono, 2003. Riset Bisnis: Panduan Bagi Praktisi dan Akademisi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Galliers, R.D. 1992. Information System Research: Issues, Methods, and Practical Guidelines. Oxford: Blackwell Scientific Publications.

Howard, K. and Sharp, J.A. 2003. The Management of a Student Research Project. Aldershot: Gower.

Hussein Umar. 2006. Metode Riset Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Maria Polina, A. & Jong Jek Siang. 2005. Kiat Jitu Menyusun Skripsi Jurusan Informatika atau Komputer. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Kuncoro, Mudrajat. 2009. Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi: Bagaimana Meneliti dan Menulis Tesis. Jakarta: Erlangga.

Sekaran. Uma. 2006. Research Methods for Business: Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Terj. Kwan Men Yon. Jakarta: Salemba Empat.

Sesungguhnya Anda telah memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan untuk 

memperoleh apa pun yang Anda inginkan dan menghasilkan semua hal yang 

Anda inginkan dalam hidup ini. Itu betul! Sumber daya yang saya maksudkan 

adalah sumber daya otak dan badan yang telah Anda miliki sejak lahir.

Adam Khoo